Najczęstsze błędy zarządców przy zlecaniu przeglądów okresowych budynków – poradnik praktyczny

Najczęstsze błędy zarządców przy zlecaniu przeglądów okresowych budynków

Przeglądy okresowe budynków są jednym z podstawowych obowiązków właściciela i zarządcy. W teorii wystarczy pamiętać o terminie, znaleźć wykonawcę i odebrać protokół. W praktyce to właśnie na tym etapie powstaje najwięcej błędów: zbyt ogólny zakres zlecenia, brak analizy wcześniejszych zaleceń, mylenie serwisu z kontrolą okresową, powielanie tych samych zakresów u kilku firm albo pomijanie instalacji, które muszą ze sobą współdziałać.

Największy problem polega na tym, że przegląd okresowy nie jest zwykłą formalnością. Dobrze wykonana kontrola ma odpowiedzieć na pytanie, czy budynek, jego elementy i instalacje są w stanie technicznym pozwalającym na dalsze bezpieczne użytkowanie. Źle zlecony przegląd daje zarządcy pozorne poczucie bezpieczeństwa: dokument jest w segregatorze albo w c-KOB, ale w razie awarii, kontroli nadzoru budowlanego, pożaru, zalania, zatrucia, szkody ubezpieczeniowej lub sporu z mieszkańcami okazuje się, że nikt nie sprawdził tego, co realnie powinno zostać sprawdzone.

Poniżej znajduje się praktyczny poradnik problemowy dla zarządców, administratorów i wspólnot mieszkaniowych. Pokazuje najczęstsze błędy przy zlecaniu przeglądów okresowych budynków oraz podpowiada, jak ich uniknąć.

Dlaczego poprawne zlecenie przeglądu jest tak ważne?

Podstawą obowiązkowych kontroli okresowych jest art. 62 Prawa budowlanego. GUNB wskazuje, że co najmniej raz w roku należy sprawdzić m.in. elementy budynku, budowli i instalacje narażone na szkodliwe wpływy atmosferyczne, instalacje i urządzenia służące ochronie środowiska, instalacje gazowe oraz przewody kominowe: dymowe, spalinowe i wentylacyjne. Co najmniej raz na 5 lat należy wykonać szerszą kontrolę obejmującą stan techniczny, przydatność do użytkowania, estetykę obiektu i otoczenia oraz badanie instalacji elektrycznej i piorunochronnej.

To oznacza, że zarządca nie powinien zlecać „przeglądu budynku” jako ogólnej usługi bez określenia zakresu. Inaczej wygląda kontrola roczna, inaczej pięcioletnia, inaczej kontrola obiektu wielkopowierzchniowego, a jeszcze inaczej serwis urządzeń przeciwpożarowych, wentylacji mechanicznej, detekcji gazów, oddymiania lub separatora.

Błąd 1: administrator nie sprawdza, czy budynek jest obiektem wielkopowierzchniowym

To jeden z najpoważniejszych błędów organizacyjnych. Pracownik zarządcy albo administrator traktuje budynek jak zwykły obiekt wymagający przeglądu rocznego, a w rzeczywistości jest to obiekt wielkopowierzchniowy, który wymaga co najmniej dwóch kontroli w roku.

GUNB wskazuje, że obiekty wielkopowierzchniowe to budynki o powierzchni zabudowy przekraczającej 2000 m² oraz inne obiekty budowlane, poza budynkami, o powierzchni dachu przekraczającej 1000 m². Kontrole takich obiektów powinny być wykonane co najmniej dwa razy w roku: jedna do 31 maja, druga do 30 listopada.

Błąd często wynika z tego, że administrator patrzy na powierzchnię użytkową, liczbę lokali albo powierzchnię dachu, ale nie analizuje poprawnie powierzchni zabudowy budynku. W przypadku budynków kluczowa jest powierzchnia zabudowy przekraczająca 2000 m². GUNB wyjaśnia, że budynki podlegają tej kontroli ze względu na powierzchnię zabudowy, a inne obiekty budowlane ze względu na powierzchnię dachu.

Skutek błędu: zarządca wykonuje tylko jeden przegląd w roku, mimo że powinien wykonać dwa. Dodatkowo może nie zostać dokonane zawiadomienie organu nadzoru budowlanego w terminie 7 dni od zakończenia kontroli, co przy obiektach wielkopowierzchniowych jest osobnym obowiązkiem osoby przeprowadzającej kontrolę.

Jak uniknąć błędu?
Dla każdego zarządzanego obiektu warto przygotować kartę techniczną z podstawowymi danymi: powierzchnia zabudowy, powierzchnia dachu, liczba kondygnacji, funkcja budynku, informacja o dylatacjach i samodzielności konstrukcyjnej poszczególnych części. W kalendarzu przeglądów obiekty wielkopowierzchniowe powinny być oznaczone oddzielnie.

Błąd 2: zarządca zapomina o terminach przeglądów

Drugi bardzo częsty problem jest banalny, ale kosztowny: brak systemu przypominania. Administratorzy pamiętają o rozliczeniach, zebraniach wspólnot, zaliczkach, awariach i korespondencji z mieszkańcami, ale przeglądy okresowe „uciekają” w bieżącej pracy.

Dotyczy to szczególnie obiektów, w których występuje kilka niezależnych terminów: przegląd roczny, przegląd pięcioletni, dwa przeglądy roczne dla obiektów wielkopowierzchniowych, kontrole przewodów kominowych, serwisy urządzeń przeciwpożarowych, serwisy detekcji CO/LPG, przeglądy oddymiania, przeglądy oświetlenia awaryjnego, kontrole separatorów, pomiary elektryczne i zalecenia z poprzednich protokołów.

Skutek błędu: przegląd jest wykonywany po terminie albo w pośpiechu. Wtedy trudniej o dobrego wykonawcę, trudniej zapewnić dostęp do dachu, garażu, wentylatorni, rozdzielni i mieszkań, a dokumentacja jest często mniej dokładna.

Jak uniknąć błędu?
Najlepiej prowadzić jeden centralny rejestr przeglądów dla każdego budynku. Powinien zawierać nie tylko datę ostatniej kontroli, ale też termin następnej, podstawę prawną, zakres, osobę odpowiedzialną po stronie zarządcy, wykonawcę, status protokołu, wpis w c-KOB lub CEEB oraz listę zaleceń do wykonania.

Błąd 3: nikt nie czyta zaleceń z poprzednich protokołów

To prawdopodobnie najczęstszy błąd praktyczny. Protokół trafia do dokumentacji, ale nikt go realnie nie analizuje. Zalecenia pozostają w tekście, usterki powtarzają się z roku na rok, a nowy wykonawca nie dostaje poprzednich protokołów.

Prawo budowlane wymaga, aby protokół z kontroli zawierał m.in. ustalenia, nieprawidłowości, zalecenia, terminy ich wykonania oraz zakres niewykonanych zaleceń z poprzednich kontroli. Oznacza to, że kontrola okresowa nie powinna być oderwana od historii budynku.

Skutek błędu: zarządca ma protokoły, ale nie zarządza ryzykiem. Usterki dotyczące elewacji, balkonów, dachu, instalacji elektrycznej, wentylacji, oddymiania, detekcji gazów albo urządzeń przeciwpożarowych mogą narastać przez kilka lat, aż do momentu awarii lub szkody.

Jak uniknąć błędu?
Po każdym przeglądzie należy przygotować prostą tabelę zaleceń: numer zalecenia, branża, opis usterki, priorytet, termin, osoba odpowiedzialna, status, data wykonania, dokument potwierdzający i zdjęcia po naprawie. Sam protokół nie wystarczy. Zarządca powinien mieć rejestr zaleceń.

Błąd 4: zlecanie „przeglądu budynku” bez dokładnego zakresu

Zbyt ogólne zapytanie ofertowe to źródło wielu późniejszych sporów. Jeżeli zarządca napisze tylko „proszę o ofertę na przegląd roczny budynku”, wykonawca może przyjąć wąski zakres, a zarządca może być przekonany, że zamówił pełną kontrolę wszystkich istotnych elementów.

Dobre zlecenie powinno wskazywać, czy chodzi o kontrolę roczną, pięcioletnią, wielkopowierzchniową, branżową, kominiarską, elektryczną, sanitarną, gazową, ppoż, czy o serwis konkretnych urządzeń. Warto też wymienić elementy szczególne: garaż, dach, wentylatory dachowe, centrale wentylacyjne, klimatyzatory, agregaty zewnętrzne, oświetlenie zewnętrzne, instalacje narażone na warunki atmosferyczne, separatory, pompownie, detekcję CO/LPG, oddymianie, oświetlenie awaryjne, klapy przeciwpożarowe, drzwi pożarowe, przeciwpożarowy wyłącznik prądu i systemy sterowania.

Skutek błędu: po kontroli okazuje się, że część instalacji nie została oceniona, ponieważ „nie była w zakresie”. Zarządca zostaje z protokołem, który nie odpowiada realnym potrzebom budynku.

Jak uniknąć błędu?
Do zapytania ofertowego należy dołączyć listę instalacji i urządzeń. Jeżeli zarządca jej nie ma, pierwszym krokiem powinno być opracowanie wykazu urządzeń technicznych budynku.

Błąd 5: mylenie serwisu z kontrolą okresową

Serwis i kontrola okresowa to nie to samo. Technik może wymienić filtr, oczyścić wentylator, wyregulować centralę, wykonać pomiar anemometrem, sprawdzić czujnik, przetestować detektor, oczyścić separator albo wymienić siłownik. Nie oznacza to jednak automatycznie, że została wykonana kontrola okresowa z art. 62 Prawa budowlanego.

Serwis odpowiada na pytanie: czy urządzenie zostało obsłużone, oczyszczone, naprawione albo wyregulowane.

Kontrola okresowa odpowiada na pytanie: czy element budynku lub instalacja znajduje się w stanie technicznym pozwalającym na dalsze bezpieczne użytkowanie.

Skutek błędu: zarządca przechowuje kartę serwisową jako dowód przeglądu okresowego, mimo że dokument nie zawiera oceny stanu technicznego wykonanej przez osobę posiadającą właściwe uprawnienia.

Jak uniknąć błędu?
W dokumentacji trzeba rozdzielać: protokoły kontroli okresowych, protokoły serwisowe, protokoły pomiarowe i protokoły prób funkcjonalnych. Mogą się uzupełniać, ale nie są tym samym.

Błąd 6: zlecanie instalacji ppoż firmie wentylacyjnej bez właściwych kwalifikacji

To błąd szczególnie istotny przy instalacjach powiązanych z wentylacją: klapach przeciwpożarowych, klapach odcinających, systemach oddymiania garaży, wentylatorach oddymiających, systemach różnicowania ciśnień, centralach obsługujących scenariusz pożarowy, detekcji CO/LPG powiązanej z wentylacją garażu albo automatyce sterującej urządzeniami w czasie alarmu.

Firma wentylacyjna może być bardzo dobra w wentylacji bytowej, regulacji instalacji, czyszczeniu kanałów czy serwisie wentylatorów. Nie oznacza to jednak automatycznie, że może samodzielnie wykonywać i protokołować czynności z zakresu ochrony przeciwpożarowej, jeżeli nie posiada osób z wymaganymi kwalifikacjami.

Ustawa o ochronie przeciwpożarowej stanowi wprost: „Czynności z zakresu ochrony przeciwpożarowej mogą wykonywać osoby posiadające odpowiednie kwalifikacje”. Dalej przepisy wskazują m.in., że osoby wykonujące takie czynności, niezatrudnione w jednostkach ochrony przeciwpożarowej, powinny posiadać odpowiednie kwalifikacje pożarnicze albo — przy czynnościach w zakresie obowiązków właściciela — co najmniej wykształcenie średnie lub średnie branżowe i uprawnienia inspektora ochrony przeciwpożarowej albo kwalifikacje technika pożarnictwa.

Dodatkowo rozporządzenie MSWiA w sprawie ochrony przeciwpożarowej budynków wskazuje, że urządzenia przeciwpożarowe i gaśnice powinny być poddawane przeglądom technicznym i konserwacji zgodnie z Polskimi Normami, dokumentacją techniczno-ruchową i instrukcjami producentów, a okresy tych czynności określa producent, nie rzadziej jednak niż raz w roku.

Skutek błędu: przegląd urządzeń ppoż może zostać wykonany przez osoby, które potrafią obsłużyć element techniczny, ale nie mają właściwych kwalifikacji do czynności z zakresu ochrony przeciwpożarowej. W razie kontroli PSP, awarii, pożaru albo szkody zarządca może mieć problem z wykazaniem należytej staranności.

Jak uniknąć błędu?
Jeżeli element wentylacji jest urządzeniem przeciwpożarowym albo bierze udział w scenariuszu pożarowym, w zapytaniu trzeba wymagać nie tylko doświadczenia wentylacyjnego, ale też kwalifikacji ppoż, znajomości DTR, scenariusza pożarowego, instrukcji bezpieczeństwa pożarowego i zasad współdziałania z innymi systemami.

Błąd 7: powielanie zakresów między firmami bez wskazania, kto odpowiada za całość

Częsty przykład: detekcję CO/LPG w garażu sprawdza firma od wentylacji, bo detekcja uruchamia wentylatory. Jednocześnie firma ppoż wykonuje przegląd urządzeń przeciwpożarowych, ale nie analizuje detekcji gazów, bo „to nie jest klasyczne ppoż”. Efekt? Dwie firmy są na obiekcie, dwa protokoły są w dokumentacji, ale nikt nie sprawdził współdziałania całego układu.

Podobny problem dotyczy:

• detekcji CO/LPG i wentylacji garażu,
• wentylacji pożarowej i oddymiania,
• klap przeciwpożarowych i central wentylacyjnych,
• SSP i sterowania wentylatorami,
• przeciwpożarowego wyłącznika prądu i automatyki urządzeń,
• oświetlenia awaryjnego i scenariusza ewakuacji,
• bram garażowych, drzwi pożarowych, oddymiania i napowietrzania,
• systemu BMS i urządzeń lokalnych.

Skutek błędu: każdy wykonawca sprawdza „swój kawałek”, ale nikt nie odpowiada za efekt końcowy. Detektor może działać, wentylator może działać, ale układ może nie uruchamiać odpowiedniego biegu, nie wysyłać sygnału, nie otwierać klap albo nie realizować scenariusza pracy.

Jak uniknąć błędu?
W zapytaniu trzeba wskazać nie tylko urządzenia do sprawdzenia, ale także wymaganie wykonania próby współdziałania. Przy systemach powiązanych należy zlecić test funkcjonalny: sygnał z detektora, reakcja automatyki, uruchomienie wentylatorów, otwarcie lub zamknięcie klap, sygnalizacja alarmu, powrót do stanu normalnego i zapis w protokole.

Błąd 8: zapominanie, że instalacje w budynku muszą współdziałać

Nowoczesny budynek nie jest zbiorem oddzielnych instalacji. Wentylacja, detekcja gazów, automatyka, SSP, oddymianie, instalacja elektryczna, zasilanie awaryjne, BMS, drzwi pożarowe, klapy, wentylatory, napowietrzanie i oświetlenie awaryjne często tworzą jeden system bezpieczeństwa.

Błąd zarządcy polega na tym, że zleca przeglądy branżowo, ale nie zleca kontroli współdziałania. Firma elektryczna sprawdza pomiary. Firma wentylacyjna sprawdza wentylatory. Firma ppoż sprawdza część urządzeń przeciwpożarowych. Firma od detekcji sprawdza czujniki. Nikt jednak nie potwierdza, czy wszystkie elementy działają razem.

Przykład: detekcja CO w garażu może być sprawna, wentylatory mogą być sprawne, ale sygnał sterujący może nie uruchamiać właściwego biegu wentylacji. W dokumentacji będą dwa pozytywne protokoły, ale funkcja bezpieczeństwa nie działa prawidłowo.

Jak uniknąć błędu?
Raz w roku warto wykonać próbę zintegrowaną dla instalacji bezpieczeństwa i instalacji zależnych. Protokół powinien zawierać opis testowanego scenariusza, urządzenie inicjujące, reakcję automatyki, urządzenia wykonawcze, wynik testu i nieprawidłowości.

Błąd 9: traktowanie detekcji CO/LPG wyłącznie jako „czujników”, a nie elementu systemu wentylacji garażu

Detekcja CO/LPG w garażu nie powinna być traktowana jak osobny zestaw czujników wiszących na ścianie. Jej głównym zadaniem jest zwykle sterowanie wentylacją, sygnalizacja zagrożenia, uruchamianie odpowiednich progów pracy, a czasem przekazywanie sygnałów do innych systemów.

Błąd polega na tym, że zarządca zleca tylko kalibrację lub sprawdzenie czujników, ale nie sprawdza:

• czy detektor wysyła sygnał do automatyki,
• czy automatyka uruchamia odpowiedni bieg wentylacji,
• czy wentylatory faktycznie startują,
• czy sygnalizatory działają,
• czy komunikaty są czytelne,
• czy alarm kasuje się prawidłowo,
• czy awaria czujnika jest sygnalizowana,
• czy układ jest zgodny z dokumentacją i scenariuszem działania.

Skutek błędu: detekcja ma ważny protokół, ale wentylacja nie reaguje poprawnie. W praktyce taka dokumentacja nie potwierdza bezpieczeństwa całego układu.

Jak uniknąć błędu?
W zleceniu należy zapisać: „sprawdzenie detekcji CO/LPG wraz z kontrolą współdziałania z wentylacją garażu, automatyką, sygnalizacją i urządzeniami wykonawczymi”.

Błąd 10: pomijanie instalacji i urządzeń służących ochronie środowiska

Zarządcy często pamiętają o budowlance, wentylacji, elektryce i gazie, ale zapominają o instalacjach służących ochronie środowiska. Tymczasem GUNB wskazuje, że corocznej kontroli podlegają również instalacje i urządzenia służące ochronie środowiska, choć przepisy Prawa budowlanego nie precyzują szczegółowo tego pojęcia.

W praktyce mogą to być np.:

• separatory substancji ropopochodnych,
• osadniki,
• pompownie,
• urządzenia oczyszczające ścieki lub wody opadowe,
• elementy kanalizacji technologicznej,
• urządzenia zabezpieczające środowisko przed zanieczyszczeniem.

Skutek błędu: separator jest czyszczony, ale nikt nie ocenia jego stanu technicznego jako urządzenia służącego ochronie środowiska. Albo przeciwnie: ktoś wpisuje separator do przeglądu, ale nie analizuje dokumentów czyszczenia, odbioru odpadów, dostępności, szczelności widocznych elementów i stanu eksploatacyjnego.

Jak uniknąć błędu?
W wykazie instalacji budynku powinien istnieć oddzielny dział: „instalacje i urządzenia służące ochronie środowiska”. Do przeglądu warto przygotować protokoły czyszczenia, karty przekazania odpadów, dokumentację producenta i zdjęcia urządzeń.

Błąd 11: uznawanie pomiaru anemometrem za pełny przegląd wentylacji

Pomiar przepływu powietrza anemometrem jest ważnym narzędziem diagnostycznym, ale sam w sobie nie zawsze jest przeglądem wentylacji wynikającym z art. 62 Prawa budowlanego. Pomiar pokazuje, ile powietrza przepływa przez kratkę w danych warunkach. Kontrola okresowa powinna natomiast ocenić stan techniczny przewodów, urządzeń i elementów instalacji oraz ich przydatność do dalszego użytkowania.

Błąd polega na tym, że zarządca zamawia „pomiary wentylacji”, a następnie traktuje wynik jako protokół przeglądu wentylacji. To szczególnie ryzykowne przy wentylacji mechanicznej, wentylacji garażu, wentylacji jednorurowej, wentylacji higrosterowanej, systemach Helios, Limodor, Maico, wentylacji ciśnieniowej i układach powiązanych z bezpieczeństwem pożarowym.

Skutek błędu: dokumentacja zawiera tabelę przepływów, ale nie zawiera oceny stanu technicznego instalacji.

Jak uniknąć błędu?
Zlecaj osobno: pomiary skuteczności wentylacji oraz kontrolę stanu technicznego instalacji wentylacyjnej. Pomiary mogą być materiałem pomocniczym dla osoby uprawnionej, ale nie powinny automatycznie zastępować przeglądu okresowego.

Błąd 12: brak weryfikacji uprawnień osób podpisujących protokoły

Nie wystarczy, że firma „robi przeglądy”. Uprawnienia ma konkretna osoba, która przeprowadza kontrolę i podpisuje protokół. GUNB wskazuje, że kontrole okresowe co do zasady przeprowadzają osoby posiadające uprawnienia budowlane w odpowiedniej specjalności, a osoby z uprawnieniami ograniczonymi mogą kontrolować tylko obiekty mieszczące się w zakresie tych uprawnień.

Błąd polega na tym, że zarządca nie sprawdza, kto podpisuje protokół, jaki ma zakres uprawnień i czy ten zakres odpowiada kontrolowanej branży.

Skutek błędu: protokół może być podpisany przez osobę, która ma uprawnienia, ale nie w tej specjalności albo nie w takim zakresie, jaki obejmuje kontrola.

Jak uniknąć błędu?
Przed zleceniem należy wymagać listy osób podpisujących protokoły wraz ze specjalnościami i zakresem odpowiedzialności. W protokole powinno być jasno wskazane, kto odpowiada za część budowlaną, sanitarną, elektryczną, gazową, kominiarską lub ppoż.

Błąd 13: pomijanie urządzeń narażonych na warunki atmosferyczne

W kontroli rocznej należy uwzględniać elementy budynku, budowli i instalacje narażone na szkodliwe wpływy atmosferyczne. GUNB wskazuje, że szczegółowym sprawdzeniem należy objąć m.in. urządzenia zamocowane do ścian i dachu budynku, odwodnienie, obróbki blacharskie, pokrycia dachowe, urządzenia stanowiące zabezpieczenie przeciwpożarowe budynku oraz elementy instalacji kanalizacyjnej odprowadzające ścieki z budynku.

W praktyce często pomijane są:

• wentylatory dachowe,
• centrale wentylacyjne na dachu,
• agregaty klimatyzacji,
• skraplacze,
• czerpnie i wyrzutnie,
• konstrukcje wsporcze,
• trasy kablowe,
• oświetlenie zewnętrzne,
• urządzenia automatyki na zewnątrz,
• instalacja odgromowa,
• zabezpieczenia antykorozyjne.

Skutek błędu: urządzenie działa, ale jego mocowanie, obudowa, zasilanie, izolacja, odpływ skroplin albo konstrukcja wsporcza może być w złym stanie.

Jak uniknąć błędu?
W zapytaniu ofertowym należy osobno wskazać urządzenia dachowe, elewacyjne i zewnętrzne. Dobrą praktyką jest wykonanie dokumentacji fotograficznej.

Błąd 14: nieprawidłowe podejście do CEEB i protokołów kominiarskich

Kontrola przewodów kominowych ma szczególne wymagania formalne. GUNB wskazuje, że osoba przeprowadzająca kontrolę okresową przewodów kominowych powinna sporządzić protokół w systemie CEEB, a kontrolę wykonuje w zakresie posiadanych uprawnień — niezależnie od tego, czy jest kominiarzem, czy osobą z uprawnieniami budowlanymi odpowiedniej specjalności.

Błąd polega na tym, że zarządca przyjmuje papierowy protokół bez sprawdzenia, czy dla danego zakresu wymagany był protokół elektroniczny w CEEB. Drugi problem to traktowanie wentylacji mechanicznej tak samo jak tradycyjnej wentylacji grawitacyjnej.

Skutek błędu: dokumentacja może być formalnie niekompletna albo sporządzona w niewłaściwej formie.

Jak uniknąć błędu?
W zleceniu kontroli przewodów kominowych należy określić rodzaj przewodów, rodzaj wentylacji i wymagać sporządzenia protokołu w CEEB, jeżeli kontrola dotyczy zakresu objętego tym obowiązkiem.

Błąd 15: nieprawidłowe prowadzenie c-KOB

Wpis w c-KOB i dołączenie protokołu to nie zawsze to samo. GUNB wyjaśnia, że wpis o kontroli jest obowiązkiem osoby, która ją przeprowadziła, natomiast dołączenie protokołu z kontroli okresowej do książki obiektu budowlanego jest obowiązkiem właściciela, zarządcy albo osoby upoważnionej do prowadzenia książki.

Błąd polega na przekonaniu, że skoro kontrolujący „coś wpisał”, to zarządca nie musi już weryfikować dokumentacji. Tymczasem zarządca powinien sprawdzić, czy protokół rzeczywiście został dołączony, czy zawiera załączniki, czy wskazuje zalecenia i czy odpowiada zakresowi zlecenia.

Skutek błędu: w systemie istnieje wpis, ale dokumentacja obiektu jest niepełna.

Jak uniknąć błędu?
Po każdej kontroli należy zamknąć proces administracyjnie: odebrać protokół, sprawdzić kompletność, dołączyć go do dokumentacji, zaktualizować rejestr zaleceń i potwierdzić wpisy w systemach.

Błąd 16: brak dostępu do pomieszczeń technicznych i mieszkań

Nawet najlepszy wykonawca nie wykona rzetelnego przeglądu, jeżeli nie ma dostępu do dachu, wentylatorni, maszynowni, garażu, rozdzielni, separatora, pompowni, szachtów, lokali mieszkalnych albo dokumentacji.

Skutek błędu: protokół zawiera zastrzeżenia, że części instalacji nie sprawdzono. Czasami zarządca nawet nie zauważa tych zastrzeżeń, bo nie czyta protokołu dokładnie.

Jak uniknąć błędu?
Przed kontrolą trzeba przygotować klucze, kody, dostęp na dach, kontakt do konserwatora, informację dla mieszkańców, dokumentację techniczną i listę pomieszczeń do sprawdzenia.

Błąd 17: brak próby funkcjonalnej po naprawach i serwisie

Nie wystarczy wymienić element. Po wymianie siłownika klapy, czujnika, sterownika, wentylatora, falownika, zasilacza albo modułu automatyki trzeba sprawdzić, czy układ działa jako całość.

Przykład: firma wymienia czujnik LPG. Sam czujnik działa. Ale po wymianie nikt nie sprawdza, czy sygnał uruchamia wentylację garażu i czy pojawia się właściwy komunikat alarmowy.

Jak uniknąć błędu?
Po istotnych naprawach należy wymagać protokołu próby funkcjonalnej. W protokole powinno być opisane, co wywołano, jaka była reakcja układu i kto potwierdził wynik.

Błąd 18: brak koordynatora po stronie zarządcy

Przy większych budynkach przeglądy wykonuje kilka firm. Jeżeli po stronie zarządcy nie ma osoby, która rozumie zakresy i koordynuje całość, powstają luki.

Jedna firma zakłada, że coś sprawdzi druga. Druga firma zakłada, że to nie jej zakres. Administrator odbiera protokoły, ale nie porównuje ich między sobą. W efekcie w dokumentacji są dokumenty, ale nie ma pewności, że budynek został sprawdzony jako całość.

Jak uniknąć błędu?
Dla każdego większego przeglądu warto wyznaczyć osobę odpowiedzialną po stronie zarządcy. Jej zadaniem jest przygotowanie dokumentacji, przekazanie zakresów, zapewnienie dostępu, zebranie protokołów, porównanie zaleceń i zamknięcie listy działań.

Błąd 19: wybór najtańszej oferty bez porównania zakresu

Najtańsza oferta często nie jest porównywalna z droższą. Jedna firma może ująć tylko ogólne oględziny i protokół, a druga szczegółową kontrolę branżową, dokumentację fotograficzną, analizę zaleceń, wpisy, próby funkcjonalne i udział osób z różnymi uprawnieniami.

Skutek błędu: zarządca oszczędza na przeglądzie, ale traci informację o rzeczywistym stanie budynku.

Jak uniknąć błędu?
Oferty należy porównywać według zakresu, nie tylko ceny. Warto przygotować jedną tabelę porównawczą: zakres, branże, uprawnienia, dokumentacja, zdjęcia, wpisy, próby funkcjonalne, analiza poprzednich zaleceń, termin, cena.

Błąd 20: brak jasnego rozróżnienia, kto wykonuje czynności techniczne, a kto wydaje ocenę

W wielu obiektach część czynności wykonują technicy serwisu, a osoba z uprawnieniami ocenia stan techniczny i wydaje protokół. To normalny model pracy, ale musi być dobrze udokumentowany.

Technik może czyścić separator, wykonać pomiary anemometrem, sprawdzić wentylator, wymienić filtr, sprawdzić detektor lub wykonać próbę działania. Osoba uprawniona powinna ocenić, czy instalacja nadaje się do dalszego użytkowania, jaki jest jej stan techniczny i jakie zalecenia należy wydać.

Skutek błędu: zarządca traktuje dokument technika jako ocenę osoby uprawnionej albo odwrotnie — oczekuje od osoby z uprawnieniami, że fizycznie wykona wszystkie czynności serwisowe.

Jak uniknąć błędu?
W zleceniu należy określić: czynności serwisowe, pomiary, próby, ocenę stanu technicznego, protokół osoby uprawnionej i odpowiedzialność za poszczególne części.

Jak powinno wyglądać dobre zlecenie przeglądu okresowego?

Dobre zlecenie powinno zawierać:

1. Rodzaj kontroli
   Roczna, pięcioletnia, wielkopowierzchniowa, kominiarska, elektryczna, sanitarna, gazowa, ppoż, środowiskowa, branżowa lub serwisowa.
2. Status obiektu
   Informację, czy budynek jest obiektem wielkopowierzchniowym, jaka jest powierzchnia zabudowy, powierzchnia dachu, liczba kondygnacji i czy występują dylatacje.
3. Zakres instalacji
   Wentylacja, instalacje sanitarne, elektryczne, gazowe, odgromowe, ppoż, oddymianie, detekcja CO/LPG, oświetlenie awaryjne, automatyka, separatory, pompownie, urządzenia dachowe i zewnętrzne.
4. Wymagane uprawnienia i kwalifikacje
   Osoby podpisujące protokoły powinny mieć właściwe uprawnienia do ocenianej branży. Przy czynnościach z zakresu ochrony przeciwpożarowej należy wymagać odpowiednich kwalifikacji ppoż.
5. Współdziałanie instalacji
   Przy systemach powiązanych trzeba zlecić próby funkcjonalne, a nie tylko osobne przeglądy urządzeń.
6. Dokumenty do analizy
   Poprzednie protokoły, zalecenia, dokumentacja powykonawcza, DTR, instrukcje producentów, instrukcja bezpieczeństwa pożarowego, scenariusz pożarowy, protokoły serwisowe i zgłoszenia mieszkańców.
7. Forma dokumentacji
   Protokół, zdjęcia, wykaz usterek, zalecenia, terminy, osoby odpowiedzialne, wpisy w c-KOB, protokoły CEEB i załączniki.

Praktyczna lista kontrolna dla zarządcy

Przed zleceniem przeglądu warto odpowiedzieć na pytania:

• Czy budynek jest obiektem wielkopowierzchniowym?
• Czy przegląd powinien być wykonany raz czy dwa razy w roku?
• Czy znam powierzchnię zabudowy i powierzchnię dachu?
• Czy przekazałem poprzednie protokoły i zalecenia?
• Czy zalecenia z poprzednich lat zostały wykonane?
• Czy zakres obejmuje urządzenia na dachu i elewacji?
• Czy zakres obejmuje instalacje ochrony środowiska?
• Czy rozdzieliłem serwis od kontroli okresowej?
• Czy instalacje ppoż sprawdza firma z właściwymi kwalifikacjami?
• Czy detekcja CO/LPG jest sprawdzana razem ze współdziałaniem z wentylacją?
• Czy ktoś wykona próbę współdziałania instalacji?
• Czy wiem, kto podpisuje protokół i jakie ma uprawnienia?
• Czy protokół kominiarski powinien być sporządzony w CEEB?
• Czy protokół zostanie dołączony do c-KOB?
• Czy po kontroli powstanie tabela zaleceń?

Podsumowanie

Najczęstsze błędy zarządców przy zlecaniu przeglądów okresowych budynków nie wynikają zwykle ze złej woli, ale z braku procedury. Administratorzy zapominają, że część budynków jest wielkopowierzchniowa, nie analizują zaleceń z poprzednich protokołów, mylą serwis z kontrolą okresową, zlecają instalacje ppoż firmom bez właściwych kwalifikacji, powielają zakresy między wykonawcami i nie sprawdzają współdziałania instalacji.

Dobrze zlecony przegląd powinien pokazać nie tylko to, że ktoś był na budynku. Powinien jasno odpowiedzieć na pytania: co sprawdzono, kto to sprawdził, na podstawie jakich uprawnień, z jakim wynikiem, jakie są zalecenia i kto ma je wykonać.

Najważniejsza zasada dla zarządcy brzmi: przegląd okresowy nie kończy się w dniu otrzymania protokołu. Kończy się dopiero wtedy, gdy zalecenia zostały przeanalizowane, przypisane, wykonane i udokumentowane.

FAQ – najczęstsze pytania

Czy budynek wielkopowierzchniowy zawsze wymaga dwóch kontroli w roku?

Tak, jeżeli spełnia kryteria obiektu wielkopowierzchniowego. GUNB wskazuje, że dotyczy to budynków o powierzchni zabudowy przekraczającej 2000 m² oraz innych obiektów budowlanych o powierzchni dachu przekraczającej 1000 m². Kontrole wykonuje się co najmniej dwa razy w roku: do 31 maja i do 30 listopada.

Czy serwis wentylacji może zastąpić przegląd okresowy?

Nie zawsze. Serwis polega na czynnościach eksploatacyjnych, takich jak czyszczenie, regulacja, wymiana filtrów lub sprawdzenie działania. Przegląd okresowy wymaga oceny stanu technicznego instalacji i sporządzenia protokołu przez osobę posiadającą właściwe uprawnienia.

Czy firma wentylacyjna może wykonywać przeglądy urządzeń ppoż?

Może wykonywać tylko taki zakres, do którego ma właściwe kwalifikacje i kompetencje. Jeżeli czynność dotyczy ochrony przeciwpożarowej, trzeba uwzględnić wymagania ustawy o ochronie przeciwpożarowej, zgodnie z którą czynności z tego zakresu wykonują osoby posiadające odpowiednie kwalifikacje.

Czy detekcja CO/LPG powinna być sprawdzana razem z wentylacją?

Tak, jeżeli detekcja steruje wentylacją garażu albo jest elementem układu bezpieczeństwa. Samo sprawdzenie czujników nie wystarczy, jeżeli nie potwierdzono reakcji wentylatorów, automatyki, sygnalizacji i całego scenariusza działania.

Czy trzeba czytać poprzednie protokoły?

Tak. Poprzednie protokoły są kluczowe, ponieważ zawierają zalecenia i historię usterek. GUNB wskazuje, że protokół z kontroli powinien obejmować m.in. informacje o niewykonanych zaleceniach z poprzednich kontroli.

Czy wpis w c-KOB wystarczy?

Nie. Wpis w c-KOB i dołączenie protokołu to różne obowiązki. GUNB wyjaśnia, że wpisu dokonuje osoba przeprowadzająca kontrolę, a dołączenie protokołu do książki obiektu budowlanego należy do właściciela, zarządcy albo osoby upoważnionej do prowadzenia książki.

Czy protokół kominiarski musi być w CEEB?

W przypadku kontroli okresowej przewodów kominowych objętej art. 62 ust. 1 pkt 1 lit. c Prawa budowlanego GUNB wskazuje, że osoba przeprowadzająca kontrolę powinna sporządzić protokół w systemie CEEB.

Chcesz uporządkować obowiązki konkretnego obiektu? Pokaż raport obowiązków budynku — odpowiedz na kilka pytań i sprawdź kontrole, terminy oraz miejsca wpisów i zgłoszeń.