Książka Obiektu Budowlanego – papierowa KOB a c-KOB. Co musi wiedzieć zarządca?

Książka Obiektu Budowlanego przez lata kojarzyła się przede wszystkim z papierowym dokumentem przechowywanym w biurze zarządcy razem z projektami, protokołami i dokumentacją techniczną budynku. W wielu obiektach nadal właśnie w takiej formie odnotowuje się kontrole okresowe, remonty, ekspertyzy i inne zdarzenia związane ze stanem technicznym nieruchomości.

Od 2023 roku działa jednak system c-KOB, czyli Cyfrowa Książka Obiektu Budowlanego. Dla nowych książek wersja elektroniczna jest już zasadą, ale prawidłowo założone wcześniej książki papierowe mogą być nadal prowadzone w okresie przejściowym.

W tym miejscu trzeba zwrócić uwagę na ważną zmianę przepisów. Początkowo zakładano, że papierowe KOB będzie można prowadzić do końca 2026 roku. Termin ten został jednak wydłużony. Obecnie książki papierowe założone przed 1 stycznia 2024 roku mogą być prowadzone do 31 grudnia 2031 roku. Od 1 stycznia 2032 roku dalsze prowadzenie książki powinno odbywać się w systemie c-KOB, z wyjątkiem obiektów usytuowanych w całości lub w części na terenach zamkniętych.

Dla zarządcy najważniejsze jest jednak nie tylko to, w jakiej formie prowadzona jest książka. Znacznie ważniejsze jest, czy zawiera ona wszystkie wymagane wpisy, czy jest uzupełniana na bieżąco i czy odpowiada rzeczywistej historii technicznej obiektu.

Czym jest Książka Obiektu Budowlanego?

Książka Obiektu Budowlanego, w skrócie KOB, jest formalnym dokumentem służącym do rejestrowania najważniejszych informacji dotyczących użytkowania, utrzymania i stanu technicznego obiektu.

Nie jest to wyłącznie rejestr rocznych i pięcioletnich przeglądów budynku. Prawidłowo prowadzona książka powinna pokazywać, co działo się z obiektem od momentu oddania go do użytkowania. Powinna zawierać informacje o kontrolach, ekspertyzach, robotach budowlanych, urządzeniach przeciwpożarowych, decyzjach administracyjnych oraz innych zdarzeniach, które mają znaczenie dla bezpieczeństwa i dalszego użytkowania budynku.

Zakres Książki Obiektu Budowlanego jest taki sam niezależnie od tego, czy prowadzimy ją jeszcze w wersji papierowej, czy już w systemie c-KOB. Zmienia się przede wszystkim forma dokonywania wpisów, sposób udostępniania książki i zasady identyfikowania osób, które wprowadzają informacje.

Dlaczego prowadzenie KOB jest obowiązkowe?

Podstawą prawną prowadzenia Książki Obiektu Budowlanego jest ustawa z dnia 7 lipca 1994 roku – Prawo budowlane, w szczególności rozdział 5d obejmujący art. 60a–60r.

Art. 60a określa, jakie informacje mają być zamieszczane w książce, natomiast art. 60b wskazuje obiekty objęte obowiązkiem jej prowadzenia. Kolejne przepisy regulują między innymi termin założenia KOB, odpowiedzialność za jej prowadzenie, osoby uprawnione do dokonywania wpisów oraz funkcjonowanie systemu c-KOB.

Szczegółowy układ książki, zakres poszczególnych tablic oraz sposób wykonywania wpisów określa Rozporządzenie Ministra Rozwoju i Technologii z dnia 15 grudnia 2022 roku w sprawie książki obiektu budowlanego oraz systemu Cyfrowa Książka Obiektu Budowlanego. Rozporządzenie obowiązuje od 1 stycznia 2023 roku.

Prowadzenie KOB nie jest więc dobrą praktyką, którą właściciel lub zarządca może zastosować według własnego uznania. Jeżeli obiekt podlega temu obowiązkowi, książka musi zostać założona i prowadzona na bieżąco.

Prawo budowlane przewiduje również odpowiedzialność za niewykonanie tych obowiązków. Brak założenia książki, niewyznaczenie osoby odpowiedzialnej za jej prowadzenie, niedokonywanie wpisów w terminie, nieprzekazanie książki nowemu właścicielowi lub zarządcy albo nieudostępnienie jej osobie przeprowadzającej kontrolę może stanowić wykroczenie zagrożone karą grzywny.

Dla jakich obiektów prowadzi się Książkę Obiektu Budowlanego?

Zgodnie z art. 60b Prawa budowlanego KOB prowadzi się na bieżąco dla:

• każdego budynku, o ile nie został objęty ustawowym wyjątkiem,
• obiektu budowlanego niebędącego budynkiem, którego projekt podlegał obowiązkowemu sprawdzeniu zgodnie z art. 20 ust. 2 Prawa budowlanego.

W praktyce obowiązek ten dotyczy między innymi budynków mieszkalnych wielorodzinnych, biurowców, hoteli, hal przemysłowych, magazynów, galerii handlowych, szkół, przedszkoli, szpitali i innych obiektów użyteczności publicznej.

Książki nie prowadzi się natomiast między innymi dla:

• budynków mieszkalnych jednorodzinnych,
• budynków garażowych i gospodarczych w zabudowie jednorodzinnej,
• określonych obiektów budownictwa zagrodowego i letniskowego,
• wielu obiektów wymienionych w art. 29 ust. 1 i 2 Prawa budowlanego,
• dróg i obiektów mostowych, dla których prowadzona jest książka drogi albo książka obiektu mostowego.

Od 2026 roku w katalogu tym uwzględniono dodatkowe zastrzeżenie. Zwolnienie dotyczące obiektów wymienionych w art. 29 ust. 1 i 2 nie obejmuje sieci gazowych oraz wolno stojących, nie więcej niż dwukondygnacyjnych budynków użyteczności publicznej o powierzchni użytkowej do 200 m², o których mowa w art. 29 ust. 1 pkt 1b. Dla tych obiektów KOB może być wymagana mimo realizacji na podstawie zgłoszenia.

Przy obiektach nietypowych, zespołach budynków albo budowlach warto każdorazowo sprawdzić ich kwalifikację na podstawie dokumentacji projektowej i aktualnego brzmienia ustawy. Nie należy przyjmować automatycznie, że brak pozwolenia na budowę zawsze oznacza brak obowiązku prowadzenia KOB.

Kiedy trzeba założyć Książkę Obiektu Budowlanego?

Książkę zakłada właściciel albo zarządca obiektu w terminie 30 dni od:

• doręczenia decyzji o pozwoleniu na użytkowanie,
• upływu terminu, w którym organ nadzoru budowlanego może wnieść sprzeciw do zawiadomienia o zakończeniu budowy,
• doręczenia zaświadczenia o braku podstaw do wniesienia sprzeciwu,
• dokonania zmiany sposobu użytkowania obiektu lub jego części, jeżeli w wyniku tej zmiany obiekt został objęty obowiązkiem prowadzenia KOB.

Jeżeli starszy obiekt powinien posiadać Książkę Obiektu Budowlanego, ale nigdy jej nie założono, obecnie nie należy zakładać nowej książki papierowej. Brak trzeba uzupełnić przez założenie książki w systemie c-KOB. Oficjalne wyjaśnienia GUNB wskazują, że dla obiektu oddanego do użytkowania przed 1 stycznia 2024 roku, który dotychczas nie posiadał KOB, zakłada się książkę cyfrową.

Papierowa KOB a c-KOB – które obiekty wymagają już wersji cyfrowej?

Aktualne zasady można sprowadzić do kilku podstawowych sytuacji.

Nowe KOB zakładane od 1 stycznia 2024 roku

Jeżeli obowiązek założenia książki powstał od 1 stycznia 2024 roku, książkę zakłada się zasadniczo w systemie c-KOB.

Dotyczy to przede wszystkim nowych obiektów oddawanych do użytkowania, ale także starszych obiektów, dla których obowiązek prowadzenia KOB powstał później, na przykład w wyniku zmiany sposobu użytkowania.

Starszy obiekt, który nie miał wcześniej KOB

Jeżeli obiekt powinien posiadać KOB, ale wcześniejszy właściciel lub zarządca jej nie założył, obecnie należy założyć książkę elektroniczną. Nie można naprawić wcześniejszego braku przez utworzenie nowej książki papierowej.

Papierowa KOB założona przed 1 stycznia 2024 roku

Jeżeli książka papierowa została prawidłowo założona przed 1 stycznia 2024 roku, można ją nadal prowadzić do 31 grudnia 2031 roku.

Zarządca nie musi czekać do ostatniego dnia okresu przejściowego. Może wcześniej zamknąć książkę papierową i rozpocząć dalsze prowadzenie KOB w systemie cyfrowym.

Obiekty na terenach zamkniętych

Obiekty budowlane usytuowane w całości lub w części na terenach zamkniętych stanowią wyjątek. Dla takich obiektów Książkę Obiektu Budowlanego prowadzi się w postaci papierowej.

Do kiedy można prowadzić papierową KOB?

Papierową Książkę Obiektu Budowlanego założoną przed 1 stycznia 2024 roku można prowadzić do 31 grudnia 2031 roku.

Najpóźniej do tej daty właściciel lub zarządca powinien:

1. założyć dla obiektu książkę w systemie c-KOB,
2. zamknąć książkę papierową odpowiednim wpisem,
3. zachować papierową książkę w dokumentacji obiektu,
4. dalsze wpisy prowadzić już w wersji cyfrowej.

Od 1 stycznia 2032 roku wszystkie Książki Obiektu Budowlanego powinny być prowadzone w systemie c-KOB, z wyjątkiem książek dotyczących obiektów znajdujących się w całości lub części na terenach zamkniętych.

Co wpisuje się do Książki Obiektu Budowlanego?

Zakres wpisów wynika przede wszystkim z art. 60a Prawa budowlanego. Jest on taki sam dla książki papierowej i elektronicznej.

KOB obejmuje osiem podstawowych grup informacji.

1. Informacje o obiekcie budowlanym

W książce zamieszcza się podstawowe dane identyfikacyjne i techniczne obiektu, w tym:

• rodzaj obiektu,
• jego funkcję,
• adres i lokalizację,
• rok oddania do użytkowania,
• powierzchnię zabudowy budynku,
• powierzchnię dachu budowli,
• wysokość i kubaturę,
• liczbę kondygnacji nadziemnych i podziemnych,
• liczbę lokali mieszkalnych w budynku wielorodzinnym,
• rodzaj konstrukcji nośnej,
• informację o występowaniu wyrobów zawierających azbest,
• informacje o instalacjach i urządzeniach,
• zakres wymaganych kontroli okresowych,
• nazwę właściwego organu nadzoru budowlanego.

Szczegółowy zakres danych technicznych określa rozporządzenie w sprawie KOB i systemu c-KOB.

Do książki należy również dołączyć plan sytuacyjny obiektu. Powinien on przedstawiać między innymi:

• granice nieruchomości,
• miejsca przyłączenia obiektu do sieci uzbrojenia terenu,
• miejsca usytuowania urządzeń odcinających instalacje od przyłączy,
• przebieg dróg pożarowych,
• lokalizację hydrantów zewnętrznych i innych punktów poboru wody do celów przeciwpożarowych.

Jeżeli urządzenia odcinające znajdują się wewnątrz budynku, należy dołączyć opis pozwalający je szybko zlokalizować. Ma to znaczenie nie tylko dla zarządcy i serwisu, ale również dla służb prowadzących działania ratownicze.

2. Dane właściciela, zarządcy i osoby prowadzącej KOB

Książka zawiera dane właściciela obiektu, zarządcy – jeżeli został ustanowiony – oraz osoby fizycznej upoważnionej do prowadzenia KOB.

Nie wystarczy więc wskazać jedynie nazwy firmy administrującej nieruchomością. Właściciel lub zarządca powinien wyznaczyć konkretną osobę fizyczną odpowiedzialną za prowadzenie książki. Obowiązek ten wynika wprost z art. 60d Prawa budowlanego.

3. Kontrole okresowe wynikające z art. 62 Prawa budowlanego

Do KOB wpisuje się kontrole, o których mowa w art. 62 ust. 1 Prawa budowlanego.

W zależności od rodzaju obiektu będą to między innymi:

• roczne kontrole stanu technicznego elementów budynku narażonych na wpływy atmosferyczne i zużycie,
• kontrole instalacji i urządzeń służących ochronie środowiska,
• kontrole instalacji gazowych,
• kontrole przewodów kominowych: dymowych, spalinowych i wentylacyjnych,
• pięcioletnie kontrole stanu technicznego i przydatności obiektu do użytkowania,
• badania instalacji elektrycznej i piorunochronnej,
• kontrole obiektów wielkopowierzchniowych wykonywane dwa razy w roku,
• kontrole bezpiecznego użytkowania po wystąpieniu zdarzeń mogących uszkodzić obiekt.

Podczas kolejnej kontroli należy również sprawdzić wykonanie zaleceń wynikających z poprzedniego protokołu.

Wpisu dotyczącego kontroli dokonuje osoba, która ją przeprowadziła. Ma na to siedem dni od zakończenia kontroli. Zarządca powinien zapewnić kontrolującemu dostęp do KOB, a w przypadku systemu c-KOB również możliwość dokonania wpisu elektronicznego.

4. Ekspertyzy i opinie techniczne

W KOB odnotowuje się ekspertyzy i opinie techniczne dotyczące obiektu oraz dane osób, które je sporządziły.

Mogą to być między innymi:

• ekspertyzy konstrukcyjne,
• oceny zarysowań i pęknięć,
• opinie dotyczące stanu elewacji lub dachu,
• ekspertyzy po pożarze, zalaniu albo awarii,
• oceny stanu instalacji,
• opinie sporządzane przed przebudową,
• opracowania wykonane na żądanie organu nadzoru budowlanego.

Samo umieszczenie dokumentu w segregatorze technicznym nie zastępuje odpowiedniego wpisu w książce.

5. Przeglądy, konserwacje i naprawy urządzeń przeciwpożarowych

KOB obejmuje również przeglądy techniczne, konserwację oraz naprawy urządzeń przeciwpożarowych, a także dane osób wykonujących te czynności.

W zależności od wyposażenia obiektu wpisy mogą dotyczyć między innymi:

• systemu sygnalizacji pożaru,
• instalacji oddymiania,
• systemu różnicowania ciśnień,
• klap przeciwpożarowych,
• wentylatorów oddymiających,
• stałych urządzeń gaśniczych,
• hydrantów wewnętrznych,
• innych urządzeń zakwalifikowanych jako urządzenia przeciwpożarowe.

Jest to zakres często pomijany przez zarządców, którzy sprowadzają KOB wyłącznie do rocznego i pięcioletniego przeglądu budowlanego. Tymczasem obowiązek wpisywania przeglądów, konserwacji i napraw urządzeń przeciwpożarowych wynika bezpośrednio z art. 60a pkt 5 Prawa budowlanego.

6. Roboty budowlane wykonywane po oddaniu obiektu do użytkowania

Do książki wpisuje się roboty budowlane związane z obiektem, które zostały wykonane już po jego oddaniu do użytkowania.

Mogą to być na przykład:

• remont dachu,
• przebudowa instalacji,
• modernizacja wentylacji lub ogrzewania,
• termomodernizacja,
• remont elewacji,
• przebudowa garażu,
• wykonanie nowych instalacji,
• rozbudowa albo nadbudowa,
• zmiana układu funkcjonalnego części obiektu.

KOB nie jest jednak rejestrem każdej drobnej czynności eksploatacyjnej. Nie ma potrzeby wpisywania każdej wymiany filtra, żarówki, uszczelki czy pojedynczej faktury serwisowej. Wpis powinien dotyczyć zdarzeń mieszczących się w ustawowych kategoriach i mających znaczenie dla historii technicznej obiektu.

7. Katastrofy budowlane

Jeżeli w obiekcie doszło do katastrofy budowlanej, informacja o takim zdarzeniu musi zostać odnotowana w książce.

Nie każda awaria jest jednak katastrofą budowlaną. Pojęcie to posiada określoną definicję ustawową. Zwykły przeciek, awaria urządzenia albo miejscowe uszkodzenie instalacji nie powinny być automatycznie kwalifikowane jako katastrofa budowlana.

Skutki takiej awarii mogą jednak prowadzić do konieczności wykonania ekspertyzy, robót budowlanych lub wydania decyzji administracyjnej. Te zdarzenia mogą już wymagać właściwych wpisów w innych częściach KOB.

8. Decyzje i dokumenty organów administracji

W książce odnotowuje się decyzje, postanowienia, zaświadczenia oraz inne dokumenty wydane przez organy administracji publicznej i dotyczące obiektu.

Mogą to być między innymi:

• decyzje organu nadzoru budowlanego,
• nakazy usunięcia nieprawidłowości,
• postanowienia wydane podczas postępowania,
• decyzje dotyczące wykonania robót,
• dokumenty związane ze zmianą sposobu użytkowania,
• zaświadczenia odnoszące się do stanu lub użytkowania obiektu.

Dzięki tym wpisom KOB przedstawia nie tylko historię techniczną, ale również najważniejsze zdarzenia formalne i administracyjne dotyczące nieruchomości.

Kto może dokonywać wpisów w KOB?

Prawo budowlane rozdziela uprawnienia do dokonywania wpisów.

Właściciel lub zarządca dokonuje czynności związanych przede wszystkim z założeniem i zamknięciem książki.

Osoba fizyczna wskazana do prowadzenia KOB dokonuje wpisów dotyczących między innymi danych obiektu, ekspertyz, urządzeń przeciwpożarowych, robót budowlanych, katastrof oraz dokumentów organów administracji.

Osoba przeprowadzająca kontrolę z art. 62 ust. 1 dokonuje natomiast wpisu dotyczącego wykonanej przez siebie kontroli.

Nieprawidłową praktyką jest więc sytuacja, w której administrator samodzielnie wpisuje wszystkie kontrole na podstawie otrzymanych protokołów, mimo że kontrolujący powinien dokonać wpisu osobiście.

Ile czasu jest na dokonanie wpisu?

Wpisu w Książce Obiektu Budowlanego należy dokonać niezwłocznie, jednak nie później niż w terminie siedmiu dni od wystąpienia okoliczności, której wpis dotyczy.

W przypadku kontroli z art. 62 ust. 1 osoba przeprowadzająca kontrolę ma siedem dni od jej zakończenia na dokonanie wpisu w książce papierowej albo w systemie c-KOB.

Oznacza to, że KOB nie powinna być uzupełniana zbiorczo raz w roku ani dopiero przed kontrolą nadzoru budowlanego. Ma być prowadzona na bieżąco.

Czy wpis w KOB zastępuje protokół z przeglądu?

Nie. Wpis w książce jest informacją o przeprowadzonej kontroli, wykonanej ekspertyzie, naprawie albo robocie budowlanej. Nie zastępuje dokumentu źródłowego.

Do KOB dołącza się między innymi:

• protokoły z kontroli obiektu,
• protokoły z kontroli systemów ogrzewania i klimatyzacji,
• oceny i ekspertyzy stanu technicznego,
• świadectwo charakterystyki energetycznej,
• inne dokumenty dotyczące obiektu wskazane w Prawie budowlanym.

Dokumenty dotyczące obiektu oraz opracowania projektowe i techniczne robót wykonywanych podczas jego użytkowania powinny być przechowywane przez cały okres istnienia obiektu.

W systemie c-KOB dokumenty mogą być załączane w postaci elektronicznej. Nie oznacza to jednak, że zarządca może pozbyć się całej wcześniejszej dokumentacji papierowej.

Jak przejść z papierowej KOB do c-KOB?

Przejście na c-KOB nie polega na przepisywaniu wszystkich historycznych wpisów z papierowych tomów.

Zgodnie z wyjaśnieniami GUNB:

1. właściciel lub zarządca zakłada nową książkę w systemie c-KOB,
2. książkę papierową zamyka odpowiednim wpisem,
3. dalsze wpisy prowadzi w wersji cyfrowej,
4. zamkniętą książkę papierową przechowuje przez okres istnienia obiektu,
5. nie przepisuje do systemu wszystkich wcześniejszych wpisów z papierowej KOB.

Cyfrowa książka staje się w praktyce kontynuacją wcześniejszej dokumentacji. Pełna historia techniczna obiektu składa się wtedy z dwóch części:

• zamkniętej KOB papierowej,
• aktualnie prowadzonej książki w systemie c-KOB.

Nie wolno wyrzucać starej książki po przejściu na wersję cyfrową.

Co powinien zrobić zarządca przed migracją?

Przed założeniem c-KOB warto uporządkować dane dotyczące obiektu. W praktyce najwięcej problemów pojawia się nie przy samym logowaniu do systemu, ale przy zbieraniu informacji technicznych.

Zarządca powinien sprawdzić:

• czy papierowa KOB została prawidłowo założona,
• czy wszystkie kontrole są wpisane,
• czy wpisano ekspertyzy i roboty budowlane,
• czy odnotowano przeglądy urządzeń przeciwpożarowych,
• czy wskazana jest aktualna osoba odpowiedzialna za prowadzenie książki,
• czy dane właściciela i zarządcy są aktualne,
• czy dostępny jest plan sytuacyjny,
• czy uporządkowane są protokoły i załączniki,
• czy zrealizowano zalecenia z wcześniejszych kontroli,
• czy dokumentacja pokazuje aktualny stan instalacji i wyposażenia obiektu.

Migracja może być dobrym momentem na uporządkowanie całej historii technicznej budynku, ale nie należy przy tej okazji tworzyć wpisów bez dokumentów źródłowych albo próbować odtwarzać zdarzeń wyłącznie z pamięci.

Najczęstsze błędy przy prowadzeniu KOB

Wpisywanie wyłącznie przeglądu rocznego i pięcioletniego

KOB obejmuje znacznie więcej zdarzeń: ekspertyzy, roboty budowlane, urządzenia przeciwpożarowe, katastrofy oraz dokumenty organów administracji.

Uzupełnianie książki raz w roku

Wpisy powinny być wykonywane na bieżąco, co do zasady nie później niż w terminie siedmiu dni.

Brak wpisu osoby przeprowadzającej kontrolę

Kontrolę z art. 62 ust. 1 powinien wpisać do książki kontrolujący. Zarządca musi zapewnić mu dostęp do KOB.

Traktowanie wpisu jako zamiennika protokołu

Krótka informacja w książce nie zastępuje protokołu, wyników pomiarów, dokumentacji zdjęciowej ani zaleceń pokontrolnych.

Brak wpisów dotyczących urządzeń przeciwpożarowych

Przeglądy, konserwacje i naprawy urządzeń przeciwpożarowych należą do ustawowego zakresu KOB.

Wyrzucenie papierowej książki po przejściu na c-KOB

Zamkniętą książkę papierową należy nadal przechowywać. Zawiera ona wcześniejszą historię techniczną obiektu, która nie jest automatycznie przepisywana do systemu.

Stosowanie nieaktualnego terminu końca 2026 roku

Po zmianie przepisów papierowe książki założone przed 1 stycznia 2024 roku można prowadzić do 31 grudnia 2031 roku. W wielu starszych artykułach i opracowaniach nadal można znaleźć nieaktualną datę 31 grudnia 2026 roku.

Papierowa KOB czy wcześniejsze przejście na c-KOB?

Przepisy pozwalają nadal prowadzić istniejącą książkę papierową do końca 2031 roku. Nie oznacza to jednak, że każdy zarządca powinien czekać z migracją do ostatniego momentu.

Wcześniejsze przejście na c-KOB może ułatwić:

• pilnowanie terminów wpisów,
• udostępnianie książki osobom przeprowadzającym kontrole,
• przekazywanie książki przy zmianie zarządcy,
• uporządkowanie dokumentacji dla większej liczby obiektów,
• ograniczenie ryzyka zagubienia albo zniszczenia papierowego tomu,
• dostęp do danych niezależnie od miejsca przechowywania dokumentacji.

Z drugiej strony przejście do systemu powinno być przygotowane. Samo założenie cyfrowej książki bez uzupełnienia danych, dodania planu sytuacyjnego i wyznaczenia osoby prowadzącej nie rozwiązuje problemu.

KOB jako narzędzie zarządcy, a nie tylko obowiązek

Dobrze prowadzona Książka Obiektu Budowlanego pozwala szybko ustalić:

• kiedy wykonano ostatnią kontrolę,
• jakie nieprawidłowości stwierdzono,
• czy wykonano zalecenia,
• jakie remonty i przebudowy przeprowadzono,
• kto sporządził ekspertyzę,
• kiedy serwisowano urządzenia przeciwpożarowe,
• jakie decyzje dotyczące obiektu wydały organy administracji.

Ma to znaczenie nie tylko podczas kontroli nadzoru budowlanego. Kompletna historia techniczna jest potrzebna również przy zmianie zarządcy, sprzedaży nieruchomości, planowaniu remontów, likwidacji szkód ubezpieczeniowych, analizie awarii czy przygotowaniu kolejnych ekspertyz.

Największym błędem jest traktowanie KOB jako dokumentu, który uzupełnia się dopiero wtedy, gdy ktoś zażąda jego okazania. Książka powinna odpowiadać rzeczywistemu stanowi obiektu i być na bieżąco powiązana z protokołami, ekspertyzami, remontami oraz realizacją zaleceń.

Najważniejsze terminy dotyczące KOB i c-KOB

Do 31 grudnia 2023 roku można było zakładać nowe Książki Obiektu Budowlanego w postaci papierowej.

Od 1 stycznia 2024 roku nowe książki zakłada się zasadniczo w systemie c-KOB.

Do 31 grudnia 2031 roku można nadal prowadzić książki papierowe założone przed 1 stycznia 2024 roku.

Od 1 stycznia 2032 roku dalsze prowadzenie KOB powinno odbywać się w systemie cyfrowym, z wyjątkiem obiektów usytuowanych w całości lub w części na terenach zamkniętych.

Podsumowanie

Książka Obiektu Budowlanego jest jednym z podstawowych dokumentów związanych z utrzymaniem i bezpiecznym użytkowaniem budynku. Obowiązek jej prowadzenia wynika z Prawa budowlanego i nie ogranicza się do wpisywania rocznych oraz pięcioletnich przeglądów.

W KOB należy ujmować między innymi informacje o obiekcie, kontrole okresowe, ekspertyzy, roboty budowlane, przeglądy i naprawy urządzeń przeciwpożarowych, katastrofy budowlane oraz decyzje i inne dokumenty organów administracji.

Nowe książki prowadzi się obecnie w systemie c-KOB. Książki papierowe założone przed 1 stycznia 2024 roku mogą być jednak kontynuowane do 31 grudnia 2031 roku. Po przejściu na wersję cyfrową nie przepisuje się całej historii wpisów, ale zamkniętą papierową KOB trzeba zachować przez okres istnienia obiektu.

Dobrze prowadzona książka nie jest wyłącznie formalnością. Stanowi praktyczną historię techniczną budynku i pozwala zarządcy sprawdzić, czy obiekt jest kontrolowany, remontowany i utrzymywany zgodnie z obowiązującymi wymaganiami.

Stan prawny: 17 lipca 2026 roku.

Chcesz uporządkować obowiązki konkretnego obiektu? Pokaż raport obowiązków budynku — odpowiedz na kilka pytań i sprawdź kontrole, terminy oraz miejsca wpisów i zgłoszeń.