CEEB, c-KOB, CRO – trzy rejestry, które często mylą się zarządcom budynków

Zarządcy i administratorzy budynków coraz częściej muszą korzystać z kilku różnych systemów elektronicznych. Problem w tym, że nazwy CEEB, c-KOB i CRO bywają używane zamiennie, mimo że każdy z tych rejestrów powstał na podstawie innych przepisów i służy do dokumentowania zupełnie innych czynności.

Najczęściej spotykamy się z prostym podziałem:

• CEEB – wentylacja,
• c-KOB – przeglądy budynku,
• CRO – klimatyzacja i instalacje gaśnicze.

Jako ogólna podpowiedź taki podział może być pomocny, ale pod względem prawnym jest zbyt dużym uproszczeniem.

W CEEB nie rejestruje się każdego przeglądu instalacji wentylacyjnej. W c-KOB nie wpisuje się automatycznie wszystkich czynności serwisowych wykonywanych w budynku. Z kolei CRO nie obejmuje każdego klimatyzatora ani każdego urządzenia przeciwpożarowego.

Dla zarządcy najważniejsze jest więc ustalenie nie tylko tego, jaki przegląd został wykonany, ale również:

• z jakiego przepisu wynikał,
• kto był uprawniony do jego wykonania,
• jaki dokument powinien powstać,
• kto ma obowiązek dokonania wpisu,
• w którym systemie należy odnotować wykonaną czynność.

CEEB, c-KOB i CRO – najważniejsze różnice

System	Pełna nazwa	Do czego służy
CEEB	Centralna Ewidencja Emisyjności Budynków	Między innymi do sporządzania elektronicznych protokołów z okresowych kontroli przewodów kominowych: dymowych, spalinowych i wentylacyjnych
c-KOB	Cyfrowa Książka Obiektu Budowlanego	Do dokumentowania historii technicznej obiektu, w tym kontroli z art. 62 Prawa budowlanego, ekspertyz, robót budowlanych oraz przeglądów urządzeń przeciwpożarowych
CRO	Centralny Rejestr Operatorów	Do prowadzenia Kart Urządzeń i Kart Systemów Ochrony Przeciwpożarowej zawierających odpowiednie ilości substancji kontrolowanych lub fluorowanych gazów cieplarnianych

Najprościej można powiedzieć, że:

• CEEB dokumentuje określony rodzaj kontroli przewodów kominowych,
• c-KOB przedstawia historię techniczną całego obiektu,
• CRO dotyczy konkretnych urządzeń lub systemów zawierających określone gazy.

W praktyce jedna kontrola może wymagać dokumentacji w więcej niż jednym miejscu. Nie jest to dublowanie dokumentów, ponieważ każdy system ma inny cel.

CEEB – nie każdy przegląd wentylacji trafia do tego systemu

CEEB kojarzy się przede wszystkim z deklaracjami dotyczącymi źródeł ciepła. Z punktu widzenia zarządcy budynku równie ważna jest jednak możliwość sporządzania w tym systemie elektronicznych protokołów z okresowych kontroli przewodów kominowych.

Zgodnie z art. 62a ust. 5 Prawa budowlanego protokół z kontroli przewodów kominowych:

• dymowych,
• spalinowych,
• wentylacyjnych

przeprowadzanej na podstawie art. 62 ust. 1 pkt 1 lit. c Prawa budowlanego sporządza się w formie dokumentu elektronicznego z wykorzystaniem systemu obsługującego CEEB.

Wymóg ten nie dotyczy tylko wentylacji grawitacyjnej. GUNB wyjaśnia, że elektroniczny protokół w CEEB sporządza się również w przypadku okresowej kontroli przewodów kominowych, w których przepływ jest wymuszony pracą urządzeń mechanicznych.

Sformułowanie „przegląd wentylacji wpisujemy do CEEB” jest więc prawidłowe wyłącznie wtedy, gdy mówimy o okresowej kontroli przewodów kominowych wentylacyjnych wykonywanej na podstawie art. 62 ust. 1 pkt 1 lit. c Prawa budowlanego.

Czego nie wpisuje się automatycznie do CEEB?

W CEEB nie sporządza się automatycznie protokołów z każdego:

• przeglądu centrali wentylacyjnej,
• czyszczenia wentylatora dachowego,
• pomiaru wydajności wentylacji mechanicznej,
• pomiaru strumienia powietrza w mieszkaniach,
• przeglądu wentylacji garażu,
• przeglądu systemu detekcji CO lub LPG,
• przeglądu wentylatorów oddymiających,
• testu systemu różnicowania ciśnień,
• przeglądu klap przeciwpożarowych,
• serwisu automatyki wentylacyjnej.

Czynności te mogą wynikać z Prawa budowlanego, przepisów ochrony przeciwpożarowej, dokumentacji techniczno-ruchowej producenta, projektu budynku albo zasad prawidłowej eksploatacji. Samo wykonanie takiego serwisu lub pomiaru nie oznacza jednak, że dokument musi zostać sporządzony w CEEB.

Trzeba również odróżnić kontrolę okresową z art. 62 Prawa budowlanego od protokołów sporządzanych przy oddawaniu budynku do użytkowania na podstawie art. 57. GUNB wyraźnie wskazuje, że protokoły badań i sprawdzeń przygotowywane na potrzeby zakończenia budowy nie są protokołami CEEB.

Wentylacja grawitacyjna i mechaniczna – kto może wykonać kontrolę?

Kontrolę przewodów dymowych oraz grawitacyjnych przewodów spalinowych i wentylacyjnych może wykonywać osoba posiadająca kwalifikacje mistrza w rzemiośle kominiarskim.

Inaczej wygląda sytuacja w przypadku:

• kominów przemysłowych,
• kominów wolnostojących,
• przewodów kominowych, w których ciąg jest wymuszony pracą urządzeń mechanicznych.

Takie kontrole powinny wykonywać osoby posiadające odpowiednie uprawnienia budowlane. GUNB wskazuje wprost, że jeżeli w obiekcie występują wyłącznie przewody wentylacji mechanicznej, tradycyjna kontrola kominiarska wykonana przez mistrza kominiarskiego może być niewystarczająca.

W nowoczesnym budynku wielorodzinnym, hotelu, biurowcu lub obiekcie komercyjnym sama kontrola przewodów nie zawsze daje więc pełną odpowiedź na pytanie, czy cała instalacja wentylacyjna działa prawidłowo.

Osobno może być potrzebne sprawdzenie:

• central wentylacyjnych,
• wentylatorów dachowych,
• nawiewników,
• kratek i elementów regulacyjnych,
• automatyki,
• falowników,
• przetworników ciśnienia,
• instalacji wentylacji garażu,
• rzeczywistych strumieni powietrza.

Elektroniczny protokół CEEB potwierdza przeprowadzenie kontroli przewodów kominowych. Nie musi jednak zastępować szczegółowego protokołu technicznego dotyczącego działania całego systemu wentylacyjnego.

Czy kontrola wpisana do CEEB powinna również znaleźć się w KOB?

Tak, jeżeli dla danego obiektu istnieje obowiązek prowadzenia książki obiektu budowlanego.

Protokół sporządzony w CEEB nie zastępuje KOB. Są to dwa odrębne obowiązki:

• w CEEB powstaje elektroniczny protokół z okresowej kontroli przewodów kominowych,
• w książce obiektu budowlanego dokumentuje się przeprowadzenie kontroli okresowej wynikającej z art. 62 Prawa budowlanego.

Sposób dokonania wpisu zależy jednak od tego, czy budynek posiada c-KOB, czy nadal prowadzona jest dla niego papierowa książka założona według wcześniejszych przepisów.

Wpis do c-KOB

Jeżeli książka jest prowadzona elektronicznie, osoba przeprowadzająca kontrolę z art. 62 Prawa budowlanego dokonuje wpisu w tablicy dotyczącej przeprowadzonych kontroli.

Wpis należy wykonać niezwłocznie, nie później niż w terminie siedmiu dni od zakończenia kontroli. Właściciel, zarządca albo osoba upoważniona do prowadzenia książki powinien wcześniej zapewnić kontrolującemu dostęp do właściwej c-KOB.

Osoba przeprowadzająca kontrolę odpowiada za wpis dotyczący samej kontroli. Natomiast obowiązek dołączenia protokołu do c-KOB spoczywa na właścicielu, zarządcy albo osobie upoważnionej do prowadzenia książki. GUNB zaleca, aby protokół został dołączony możliwie szybko, najlepiej w tym samym czasie co wpis o kontroli.

Nieprawidłowa jest więc praktyka, w której firma wykonująca kontrolę przekazuje zarządcy wyłącznie dokument PDF z informacją: „proszę samemu wpisać przegląd do c-KOB”.

Jeżeli była to kontrola okresowa z art. 62, wpis dotyczący tej kontroli powinien wykonać kontrolujący.

Wpis do starej papierowej KOB

Inne zasady dotyczą papierowych książek założonych według przepisów obowiązujących przed 1 stycznia 2023 r.

Do prowadzenia takich książek stosuje się przepisy dotychczasowe. Osoby przeprowadzające kontrole nie były w nich wymienione jako osoby uprawnione do samodzielnego dokonywania wpisów.

W praktyce kontrolujący przekazuje więc zarządcy protokół, natomiast wpis w starej papierowej książce wykonuje osoba upoważniona do jej prowadzenia zgodnie z zasadami obowiązującymi dla tej książki. Takie stanowisko przedstawił GUNB w interpretacji dotyczącej osób uprawnionych do dokonywania wpisów.

To rozróżnienie jest bardzo ważne:

• w c-KOB wpis o kontroli z art. 62 wykonuje osoba przeprowadzająca kontrolę,
• w starej papierowej KOB wpis wykonuje osoba prowadząca książkę według dotychczasowych zasad.

Wyjątkowo papierowe KOB mogą być również prowadzone dla obiektów usytuowanych w całości lub w części na terenach zamkniętych. W takim przypadku należy ocenić, według których przepisów została założona dana książka.

c-KOB – historia techniczna obiektu, a nie rejestr każdego serwisu

Cyfrowa Książka Obiektu Budowlanego jest elektroniczną formą książki obiektu budowlanego. Nie jest jednak wyłącznie miejscem przechowywania rocznych i pięcioletnich przeglądów budynku.

W książce obiektu budowlanego zamieszcza się informacje dotyczące między innymi:

• kontroli wykonywanych na podstawie art. 62 ust. 1 Prawa budowlanego,
• ekspertyz i opinii technicznych,
• przeglądów technicznych urządzeń przeciwpożarowych,
• konserwacji i napraw urządzeń przeciwpożarowych,
• robót budowlanych wykonywanych po oddaniu obiektu do użytkowania,
• katastrof budowlanych,
• decyzji, postanowień, zaświadczeń i innych dokumentów wydanych przez organy administracji publicznej.

Poszczególne rodzaje zdarzeń trafiają do odpowiednich tablic książki. Kontrole z art. 62 są dokumentowane w tablicy III, natomiast przeglądy techniczne, konserwacje i naprawy urządzeń przeciwpożarowych – w tablicy V.

Nie każdy protokół serwisowy jest kontrolą z art. 62

To jedna z najczęstszych pomyłek przy prowadzeniu dokumentacji budynku.

Jeżeli serwis klimatyzacji:

• wyczyści filtry,
• umyje wymiennik,
• sprawdzi odpływ skroplin,
• skontroluje parametry pracy urządzenia,
• dokręci połączenia elektryczne,
• wymieni uszkodzony podzespół,

nie oznacza to automatycznie, że została wykonana kontrola okresowa obiektu budowlanego na podstawie art. 62.

Podobnie jest z:

• czyszczeniem wentylatora,
• regulacją instalacji,
• wymianą łożysk,
• wymianą czujnika CO,
• naprawą siłownika klapy,
• odgrzybianiem jednostki klimatyzacyjnej.

Dokumentację takich prac należy przechowywać. Nie każda z nich stanowi jednak wpis do tablicy dotyczącej kontroli okresowych.

Inaczej jest w przypadku przeglądów technicznych, konserwacji i napraw urządzeń przeciwpożarowych. Prawo budowlane wymienia je jako odrębną kategorię informacji zamieszczanych w KOB.

Dotyczy to między innymi:

• klap przeciwpożarowych,
• wentylatorów oddymiających,
• systemów różnicowania ciśnień,
• urządzeń sterujących oddymianiem,
• stałych urządzeń gaśniczych,
• innych urządzeń zakwalifikowanych jako urządzenia przeciwpożarowe.

Kto dokonuje wpisów w c-KOB?

Nie wszystkie wpisy wykonuje zarządca i nie wszystkie wykonuje firma serwisowa.

Osoba przeprowadzająca kontrolę na podstawie art. 62 Prawa budowlanego dokonuje wpisu dotyczącego tej kontroli.

Właściciel, zarządca albo osoba formalnie wskazana do prowadzenia książki wprowadza natomiast informacje dotyczące między innymi:

• ekspertyz i opinii technicznych,
• urządzeń przeciwpożarowych,
• robót budowlanych,
• katastrof budowlanych,
• decyzji i dokumentów administracyjnych.

Dlatego przed rozpoczęciem kontroli należy ustalić:

1. czy jest to kontrola z art. 62,
2. czy obiekt posiada c-KOB,
3. kto udostępni kontrolującemu książkę,
4. kto dokona wpisu,
5. kto dołączy protokół.

Czy wszystkie książki obiektu muszą już być cyfrowe?

Nie.

Nowe książki zakłada się obecnie co do zasady w systemie c-KOB. Dotyczy to również starszych obiektów, dla których książka powinna być prowadzona, ale wcześniej jej nie założono.

Papierowe książki założone przed 1 stycznia 2024 r. mogą być nadal prowadzone do 31 grudnia 2031 r. Od 1 stycznia 2032 r. powinny zostać zastąpione książkami cyfrowymi. Wyjątkiem pozostają obiekty znajdujące się w całości lub w części na terenach zamkniętych, dla których książkę prowadzi się w postaci papierowej.

Przy przejściu z papierowej KOB na c-KOB:

• zamyka się papierową książkę odpowiednim wpisem,
• zakłada się książkę elektroniczną,
• nie przepisuje się do systemu wszystkich wcześniejszych wpisów,
• papierową książkę należy nadal przechowywać przez okres istnienia obiektu.

c-KOB jest kontynuacją dokumentacji obiektu, ale nie cyfrową kopią wszystkich dotychczasowych stron papierowej książki.

Gdzie trafia protokół z kontroli systemu klimatyzacji?

W przypadku klimatyzacji często mylone są dwie zupełnie różne kontrole.

Kontrola systemu klimatyzacji wynikająca z przepisów o charakterystyce energetycznej

Jej celem jest między innymi ocena efektywności energetycznej systemu oraz jego dostosowania do potrzeb użytkowych budynku.

Protokół z takiej kontroli powinien zostać dołączony do książki obiektu budowlanego. Nie jest to jednak kontrola szczelności F-gazowej i nie zastępuje wpisu w CRO.

Kontrola szczelności instalacji zawierającej F-gaz

Jej celem jest sprawdzenie, czy z urządzenia nie wydostaje się czynnik chłodniczy albo gaz wykorzystywany w systemie ochrony przeciwpożarowej.

Informacje o takiej czynności trafiają do Karty Urządzenia albo Karty Systemu Ochrony Przeciwpożarowej prowadzonej w CRO, jeżeli urządzenie podlega obowiązkowi prowadzenia takiej dokumentacji.

Są to dwie odrębne kontrole:

• kontrola systemu klimatyzacji dotyczy między innymi efektywności i dopasowania systemu,
• kontrola szczelności dotyczy ryzyka emisji czynnika.

Wykonanie jednej z nich nie zastępuje drugiej.

CRO – rejestr konkretnych urządzeń i systemów

Centralny Rejestr Operatorów służy do prowadzenia elektronicznych:

• Kart Urządzeń,
• Kart Systemów Ochrony Przeciwpożarowej.

W kartach dokumentuje się między innymi:

• dane urządzenia lub systemu,
• rodzaj i ilość gazu,
• dane operatora,
• kontrole szczelności,
• stwierdzone nieszczelności,
• naprawy,
• uzupełnienie lub odzysk czynnika,
• serwis wymagający ingerencji w obieg,
• instalację i kontrolę systemu wykrywania wycieków,
• likwidację urządzenia.

CRO nie jest kartą całego budynku. Każde urządzenie albo system podlegający obowiązkowi prowadzenia dokumentacji otrzymuje własną kartę.

Nie każdy klimatyzator wymaga Karty Urządzenia w CRO

Obowiązek prowadzenia dokumentacji nie zależy wyłącznie od mocy chłodniczej urządzenia ani od tego, czy klimatyzator znajduje się w części wspólnej budynku.

Znaczenie mają przede wszystkim:

• rodzaj zastosowanego czynnika,
• ilość czynnika,
• wartość współczynnika GWP,
• wynik wyrażony w tonach ekwiwalentu CO₂,
• zakwalifikowanie gazu do odpowiedniego załącznika rozporządzenia,
• informacja, czy urządzenie jest oznakowane jako hermetycznie zamknięte,
• miejsce użytkowania urządzenia.

Zgodnie z rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2024/573 obowiązek kontroli szczelności obejmuje między innymi urządzenia zawierające:

• co najmniej 5 ton ekwiwalentu CO₂ fluorowanych gazów cieplarnianych wymienionych w załączniku I,
• co najmniej 1 kg gazów wymienionych w sekcji 1 załącznika II.

Dla urządzeń hermetycznie zamkniętych przewidziano odrębne wyłączenia. Co do zasady kontroli nie wymagają urządzenia prawidłowo oznakowane jako hermetycznie zamknięte, które zawierają mniej niż 10 ton ekwiwalentu CO₂ gazów z załącznika I albo mniej niż 2 kg wskazanych gazów z załącznika II. Dla urządzeń hermetycznie zamkniętych zainstalowanych w budynkach mieszkalnych przewidziano dodatkowe wyłączenie poniżej 3 kg F-gazów.

System CRO został dostosowany między innymi do obsługi urządzeń zawierających HFO i HCFO. Ministerstwo Klimatu i Środowiska wskazuje, że operatorzy urządzeń zawierających co najmniej 1 kg takich substancji, a w przypadku urządzeń hermetycznie zamkniętych co najmniej 2 kg, mogą prowadzić w CRO odpowiednie Karty Urządzeń lub Karty Systemów Ochrony Przeciwpożarowej.

Zarządca nie powinien więc zakładać, że każdy mały klimatyzator typu split musi posiadać kartę CRO.

Małe urządzenie może znajdować się poniżej właściwego progu. Obowiązkowi może natomiast podlegać:

• większy układ VRF,
• agregat wody lodowej,
• pompa ciepła,
• urządzenie chłodnicze,
• większy układ klimatyzacyjny,
• stacjonarny gazowy system gaśniczy.

Każde urządzenie należy ocenić osobno na podstawie:

• tabliczki znamionowej,
• dokumentacji producenta,
• rodzaju czynnika,
• rzeczywistej ilości napełnienia,
• oznakowania urządzenia,
• sposobu jego użytkowania.

Kto jest operatorem urządzenia?

W przepisach F-gazowych operator nie oznacza automatycznie właściciela budynku ani firmy administrującej nieruchomością.

Operatorem jest podmiot sprawujący faktyczną kontrolę nad technicznym działaniem urządzenia. Znaczenie ma między innymi:

• możliwość pełnego dostępu do urządzenia,
• możliwość nadzorowania jego działania,
• prawo podejmowania decyzji o jego włączeniu lub wyłączeniu,
• możliwość zlecania serwisu i napraw,
• odpowiedzialność za bieżącą eksploatację.

W zależności od umów i sposobu użytkowania operatorem może być:

• właściciel budynku,
• wspólnota mieszkaniowa,
• najemca,
• użytkownik lokalu,
• inny podmiot faktycznie kontrolujący urządzenie.

Krajowa ustawa definiuje operatora przez faktyczną kontrolę nad technicznym funkcjonowaniem urządzenia, a nie wyłącznie przez prawo własności.

Ma to szczególne znaczenie w obiektach komercyjnych. Urządzenie może należeć do właściciela budynku, ale zgodnie z umową znajdować się pod faktyczną kontrolą najemcy.

Brak jednoznacznego określenia operatora często powoduje, że:

• nikt nie zakłada karty,
• nikt nie pilnuje terminów kontroli,
• serwis nie ma dostępu do CRO,
• wpisy są wykonywane z opóźnieniem,
• odpowiedzialność jest przerzucana pomiędzy właścicielem, zarządcą i najemcą.

Dlatego zasady dotyczące obsługi urządzeń objętych CRO powinny być jasno opisane w umowie najmu albo umowie o zarządzanie obiektem.

Jakie informacje wpisuje się do CRO?

W Karcie Urządzenia lub Karcie Systemu Ochrony Przeciwpożarowej dokumentuje się między innymi:

• montaż urządzenia,
• pierwsze napełnienie,
• ilość i rodzaj czynnika,
• kontrolę szczelności,
• stwierdzoną nieszczelność,
• naprawę nieszczelności,
• kontrolę skuteczności naprawy,
• uzupełnienie czynnika,
• odzysk gazu,
• konserwację lub serwis związany z ingerencją w obieg,
• montaż systemu wykrywania wycieków,
• kontrolę systemu wykrywania wycieków,
• likwidację urządzenia.

Kartę należy co do zasady sporządzić w terminie 15 dni roboczych od dostarczenia urządzenia na miejsce funkcjonowania, a jeżeli urządzenie wymaga instalacji i napełnienia – w terminie 15 dni roboczych od zakończenia tych czynności.

Kolejne wpisy dotyczące wykonanych prac powinny zostać dokonane w terminie 15 dni roboczych od ich wykonania.

Nie każda czynność serwisowa musi jednak oznaczać wpis do CRO.

Przykładowo:

• czyszczenie filtrów,
• mycie obudowy,
• dezynfekcja wymiennika bez ingerencji w obieg,
• czyszczenie odpływu skroplin

nie są tym samym co czynności związane z czynnikiem chłodniczym.

Jeżeli jednak serwis:

• otwiera obieg chłodniczy,
• odzyskuje czynnik,
• uzupełnia gaz,
• naprawia nieszczelność,
• wykonuje obowiązkową kontrolę szczelności,
• likwiduje urządzenie,

odpowiednia czynność powinna zostać udokumentowana w karcie.

CRO a instalacje gaśnicze – nie chodzi o każde urządzenie przeciwpożarowe

Stwierdzenie, że „instalacje gaśnicze wpisuje się do CRO”, również wymaga doprecyzowania.

CRO obejmuje stacjonarne systemy ochrony przeciwpożarowej zawierające substancje kontrolowane lub fluorowane gazy cieplarniane w ilości powodującej obowiązek prowadzenia dokumentacji.

Do CRO nie wpisuje się urządzenia tylko dlatego, że pełni ono funkcję przeciwpożarową.

CRO nie obejmuje automatycznie:

• hydrantów,
• wodnych instalacji tryskaczowych,
• klap przeciwpożarowych,
• bram pożarowych,
• systemów sygnalizacji pożaru,
• wentylatorów oddymiających,
• systemów różnicowania ciśnień,
• oświetlenia awaryjnego,
• zwykłych gaśnic proszkowych.

Inaczej może wyglądać sytuacja w przypadku stałego urządzenia gaśniczego wykorzystującego regulowany gaz.

Jeżeli taki system zawiera odpowiedni rodzaj i ilość środka gaśniczego, może wymagać:

• założenia Karty Systemu Ochrony Przeciwpożarowej,
• okresowych kontroli szczelności,
• dokumentowania ilości środka gaśniczego,
• wpisywania serwisów, napraw, uzupełnień i odzysku gazu.

Rozporządzenie 2024/573 obejmuje stacjonarne urządzenia ochrony przeciwpożarowej zawierające wskazane F-gazy.

Jeden system może wymagać wpisów w dwóch miejscach

Stałe gazowe urządzenie gaśnicze dobrze pokazuje, dlaczego nie należy wybierać tylko jednego rejestru.

Jeżeli w budynku znajduje się system gaśniczy zawierający odpowiednią ilość fluorowanego gazu:

• w CRO prowadzi się Kartę Systemu Ochrony Przeciwpożarowej i dokumentuje czynności dotyczące gazu, szczelności, serwisu, uzupełnienia i odzysku,
• w KOB odnotowuje się przeglądy techniczne, konserwacje i naprawy urządzenia przeciwpożarowego.

CRO koncentruje się na substancji oraz czynnościach objętych przepisami F-gazowymi. KOB dokumentuje eksploatację urządzenia przeciwpożarowego będącego częścią wyposażenia budynku.

Jeden przegląd może więc wymagać udokumentowania różnych informacji w dwóch systemach.

Trzy praktyczne przykłady

1. Roczna kontrola przewodów wentylacyjnych w budynku wielorodzinnym

Osoba posiadająca odpowiednie kwalifikacje przeprowadza kontrolę przewodów kominowych wentylacyjnych na podstawie art. 62 ust. 1 pkt 1 lit. c Prawa budowlanego.

W takim przypadku:

• protokół sporządza się elektronicznie w CEEB,
• jeżeli dla budynku prowadzona jest c-KOB, kontrolujący dokonuje wpisu o kontroli w terminie siedmiu dni,
• właściciel, zarządca albo osoba upoważniona dołącza protokół do c-KOB,
• jeżeli prowadzona jest stara papierowa KOB, wpis wykonuje osoba prowadząca książkę według dotychczasowych zasad,
• zarządca powinien przeanalizować nieprawidłowości i zalecenia.

Jeżeli razem z kontrolą przewodów wykonano pomiary wydajności wentylacji, sprawdzenie central, wentylatorów albo automatyki, wyniki tych prac powinny znaleźć się w odpowiednim protokole technicznym. Nie stają się przez to automatycznie odrębnym protokołem CEEB.

2. Kontrola szczelności agregatu klimatyzacyjnego

Agregat zawiera rodzaj i ilość czynnika powodujące obowiązek prowadzenia dokumentacji.

W takim przypadku:

• urządzenie powinno posiadać Kartę Urządzenia w CRO,
• kontrolę szczelności wykonuje osoba posiadająca wymagany certyfikat,
• wynik kontroli trafia do Karty Urządzenia,
• w przypadku nieszczelności dokumentuje się jej naprawę,
• po naprawie przeprowadza się kontrolę skuteczności naprawy,
• wpis w CRO nie zastępuje pełnego protokołu serwisowego.

Kontrola szczelności nie zastępuje również odrębnej kontroli systemu klimatyzacji wynikającej z przepisów dotyczących charakterystyki energetycznej budynków.

3. Przegląd stałego gazowego systemu gaśniczego

System zawiera F-gaz w ilości powodującej obowiązek prowadzenia dokumentacji.

W takim przypadku:

• czynności dotyczące środka gaśniczego i szczelności wpisuje się do CRO,
• przegląd techniczny, konserwację albo naprawę urządzenia przeciwpożarowego odnotowuje się w KOB,
• dokumentację należy sprawdzić również pod kątem instrukcji producenta,
• należy zweryfikować wymagania scenariusza pożarowego oraz przepisów ochrony przeciwpożarowej.

Najczęstsze błędy zarządców

Uznawanie papierowego protokołu kominiarskiego za wystarczający

W przypadku okresowej kontroli przewodów kominowych wykonywanej na podstawie art. 62 ust. 1 pkt 1 lit. c protokół powinien zostać sporządzony w CEEB.

Sam wydrukowany i podpisany dokument nie zastępuje wymaganego protokołu elektronicznego.

Brak wpisu w KOB, ponieważ protokół znajduje się w CEEB

CEEB nie zastępuje książki obiektu budowlanego.

Jeżeli dla obiektu istnieje obowiązek prowadzenia KOB, kontrola powinna zostać w niej odpowiednio odnotowana.

Żądanie, aby kontrolujący wpisał się do starej papierowej KOB

W starej papierowej książce prowadzonej według wcześniejszych przepisów wpisów nie dokonuje automatycznie osoba przeprowadzająca kontrolę.

Firma kontrolująca powinna przekazać kompletny protokół i dane potrzebne do uzupełnienia książki, natomiast wpis wykonuje osoba prowadząca papierową KOB.

Wpisywanie do CEEB przeglądów central i wentylatorów

CEEB nie jest ogólnym rejestrem wentylacji mechanicznej.

Nie służy do rejestrowania każdego serwisu centrali, wentylatora, falownika lub automatyki.

Zakładanie Karty Urządzenia dla każdego klimatyzatora

Najpierw należy sprawdzić:

• rodzaj czynnika,
• ilość napełnienia,
• wartość GWP,
• przeliczenie na tony ekwiwalentu CO₂,
• oznakowanie urządzenia jako hermetycznie zamknięte,
• miejsce użytkowania.

Sam fakt, że urządzenie jest klimatyzatorem, nie przesądza o obowiązku prowadzenia karty.

Brak ustalenia, kto jest operatorem

Dotyczy to szczególnie budynków komercyjnych i lokali wynajmowanych.

Obowiązki mogą być przerzucane pomiędzy właścicielem, zarządcą i najemcą. Tymczasem operator powinien być ustalony na podstawie rzeczywistej kontroli nad urządzeniem.

Traktowanie CRO jako pełnego protokołu przeglądu klimatyzacji

Karta CRO dokumentuje przede wszystkim informacje dotyczące gazu i czynności objętych przepisami F-gazowymi.

Nie zastępuje protokołu obejmującego:

• stan filtrów,
• czyszczenie wymienników,
• odpływ skroplin,
• połączenia elektryczne,
• automatykę,
• stan mocowań,
• korozję,
• parametry pracy,
• stan jednostek wewnętrznych i zewnętrznych.

Brak wpisów dotyczących urządzeń przeciwpożarowych w KOB

Przeglądy techniczne, konserwacje i naprawy urządzeń przeciwpożarowych stanowią osobną kategorię informacji w książce obiektu budowlanego.

Dotyczy to nie tylko urządzeń zawierających F-gazy, ale szerzej urządzeń przeciwpożarowych znajdujących się w obiekcie.

Jak uporządkować dokumentację w zarządzanym budynku?

Najlepiej zacząć od przygotowania kompletnej inwentaryzacji obowiązków.

Dla każdego budynku warto opracować zestawienie obejmujące:

• kontrole okresowe wymagane na podstawie art. 62 Prawa budowlanego,
• formę prowadzenia książki obiektu budowlanego,
• osobę odpowiedzialną za prowadzenie KOB,
• osoby mające dostęp do c-KOB,
• wykaz przewodów kominowych objętych protokołami CEEB,
• wykaz urządzeń klimatyzacyjnych, chłodniczych i pomp ciepła,
• rodzaj i ilość czynnika w każdym urządzeniu,
• informację, które urządzenia posiadają Kartę Urządzenia w CRO,
• wykaz urządzeń przeciwpożarowych,
• terminy ich przeglądów,
• informację, które systemy przeciwpożarowe posiadają kartę w CRO,
• zalecenia z poprzednich kontroli,
• potwierdzenia wykonania zaleceń.

W umowach i zleceniach serwisowych warto jasno określić obowiązek:

• sporządzenia właściwego protokołu,
• dokonania wpisu w c-KOB, jeżeli wykonano kontrolę z art. 62,
• przekazania dokumentów potrzebnych do uzupełnienia starej papierowej KOB,
• dokonania wpisu w CRO, jeżeli wymaga tego wykonana czynność,
• przekazania numeru protokołu CEEB,
• wskazania stwierdzonych nieprawidłowości,
• określenia terminu usunięcia usterek,
• odniesienia się do zaleceń z poprzedniej kontroli.

Ogólne sformułowanie „wykonanie przeglądu zgodnie z przepisami” często okazuje się niewystarczające.

Trzeba jeszcze ustalić:

• jaki dokładnie przegląd ma zostać wykonany,
• z jakiego przepisu wynika,
• kto posiada wymagane kwalifikacje,
• jaki dokument powinien powstać,
• kto dokona wpisów,
• w którym systemie czynność ma zostać odnotowana.

CEEB, c-KOB i CRO – najprostsza zasada do zapamiętania

CEEB – elektroniczny protokół okresowej kontroli przewodów kominowych: dymowych, spalinowych i wentylacyjnych.

c-KOB – historia techniczna obiektu: kontrole z art. 62, ekspertyzy, urządzenia przeciwpożarowe, roboty budowlane, katastrofy, decyzje administracyjne oraz inne zdarzenia przewidziane w Prawie budowlanym.

CRO – karty konkretnych urządzeń i stacjonarnych systemów ochrony przeciwpożarowej zawierających substancje kontrolowane lub fluorowane gazy cieplarniane powyżej właściwych progów.

Najważniejsze jest jednak to, że obowiązki mogą się na siebie nakładać.

Kontrola przewodów wentylacyjnych może wymagać protokołu CEEB oraz wpisu w KOB.

Przegląd gazowego systemu gaśniczego może wymagać odnotowania przeglądu w KOB oraz aktualizacji Karty Systemu Ochrony Przeciwpożarowej w CRO.

Urządzenie klimatyzacyjne może posiadać Kartę Urządzenia w CRO, a równocześnie podlegać odrębnej kontroli systemu klimatyzacji, której protokół dołącza się do dokumentacji obiektu.

Dlatego przy zlecaniu przeglądów nie należy pytać wyłącznie:

„Czy firma wystawi protokół?”

Prawidłowe pytanie powinno brzmieć:

Jaki protokół zostanie sporządzony, kto dokona wymaganych wpisów i w których rejestrach powinny znaleźć się informacje o wykonanych czynnościach?

Podstawa prawna

• ustawa z dnia 7 lipca 1994 r. – Prawo budowlane,
• ustawa z dnia 7 lipca 2022 r. o zmianie ustawy – Prawo budowlane oraz niektórych innych ustaw,
• ustawa z dnia 4 grudnia 2025 r. o zmianie ustawy – Prawo budowlane oraz niektórych innych ustaw,
• rozporządzenie Ministra Rozwoju i Technologii z dnia 15 grudnia 2022 r. w sprawie książki obiektu budowlanego oraz systemu Cyfrowa Książka Obiektu Budowlanego,
• ustawa z dnia 15 maja 2015 r. o substancjach zubożających warstwę ozonową oraz o niektórych fluorowanych gazach cieplarnianych,
• rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2024/573 w sprawie fluorowanych gazów cieplarnianych.

Podstawy prawne

• ustawa z 7 lipca 1994 r. – Prawo budowlane, w szczególności art. 60a–60f, art. 62, art. 62a, art. 62b i art. 64,
• rozporządzenie Ministra Rozwoju i Technologii z 15 grudnia 2022 r. w sprawie książki obiektu budowlanego oraz systemu Cyfrowa Książka Obiektu Budowlanego,
• ustawa z 21 listopada 2008 r. o wspieraniu termomodernizacji i remontów oraz o centralnej ewidencji emisyjności budynków,
• ustawa z 15 maja 2015 r. o substancjach zubożających warstwę ozonową oraz o niektórych fluorowanych gazach cieplarnianych,
• rozporządzenie Ministra Środowiska z 21 grudnia 2017 r. w sprawie Centralnego Rejestru Operatorów,
• rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2024/573 z 7 lutego 2024 r. w sprawie fluorowanych gazów cieplarnianych.

Chcesz uporządkować obowiązki konkretnego obiektu? Pokaż raport obowiązków budynku — odpowiedz na kilka pytań i sprawdź kontrole, terminy oraz miejsca wpisów i zgłoszeń.