Harmonogram przeglądów technicznych w budynku wielorodzinnym – terminy i lista obowiązków zarządcy

Dobry harmonogram przeglądów technicznych w budynku wielorodzinnym nie powinien być tylko tabelą z datami. W praktyce ma chronić zarządcę przed trzema problemami: pominięciem obowiązkowego przeglądu, wykonaniem kontroli przez osobę bez właściwych uprawnień oraz brakiem dokumentacji po wykonanym przeglądzie.

W budynkach wielorodzinnych najważniejsze są przede wszystkim: przegląd roczny budynku, przegląd pięcioletni budynku, kontrola przewodów kominowych i wentylacyjnych, przeglądy instalacji gazowej, pomiary elektryczne, kontrola urządzeń przeciwpożarowych, oddymiania garażu, detekcji CO/LPG oraz dokumentacja w c-KOB, CEEB i – w określonych przypadkach – CRO.

Przeglądy roczne budynku – kiedy je wykonać?

Kontrola roczna budynku wynika z art. 62 Prawa budowlanego. Obejmuje m.in. elementy budynku i instalacje narażone na warunki atmosferyczne, instalacje i urządzenia służące ochronie środowiska, instalacje gazowe oraz przewody kominowe: dymowe, spalinowe i wentylacyjne. GUNB wskazuje, że kontrola roczna ma być wykonana raz w każdym roku kalendarzowym, ale między kontrolą w danym roku a kontrolą w roku poprzednim nie musi upłynąć dokładnie 365 dni.

To ważna praktyczna różnica. Teoretycznie zarządca może wykonać przegląd w grudniu poprzedniego roku, a kolejny w styczniu następnego roku. Formalnie może to spełnić wymóg „raz w roku kalendarzowym”, ale organizacyjnie jest to słabe rozwiązanie. Nie daje realnej kontroli stanu budynku w ciągu roku, utrudnia planowanie napraw i może wyglądać nieprofesjonalnie przy analizie dokumentacji.

Najlepiej przyjąć stały, rozsądny rytm: przeglądy roczne wykonywać np. w II kwartale, a po nich zostawić czas na usunięcie usterek, aktualizację dokumentacji i zaplanowanie budżetu remontowego.

Budynki wielkopowierzchniowe – tu terminy są sztywne

Inaczej wygląda sytuacja przy obiektach wielkopowierzchniowych. Budynki o powierzchni zabudowy przekraczającej 2000 m² powinny być kontrolowane co najmniej dwa razy w roku – przed i po okresie zimowym – w terminach do 31 maja oraz do 30 listopada. Zakres tej kontroli odpowiada zakresowi kontroli rocznej.

W tym przypadku nie warto stosować swobodnej interpretacji „raz w roku”. W checklistach zarządcy powinny pojawić się dwa osobne pola: „kontrola do 31 maja” i „kontrola do 30 listopada”.

Dodatkowo, po kontroli obiektu wielkopowierzchniowego osoba przeprowadzająca kontrolę zawiadamia organ nadzoru budowlanego w terminie 7 dni od zakończenia kontroli. Zawiadomienie odbywa się przez system c-KOB albo pisemnie, jeżeli dla obiektu nie prowadzi się książki w postaci elektronicznej.

Przegląd pięcioletni budynku – co obejmuje?

Przegląd pięcioletni obejmuje szerszy zakres niż kontrola roczna. Sprawdza się stan techniczny i przydatność do użytkowania obiektu, estetykę budynku i jego otoczenia, a także instalację elektryczną i piorunochronną: połączenia, osprzęt, zabezpieczenia, środki ochrony od porażeń, oporność izolacji przewodów oraz uziemienia.

W roku, w którym przypada przegląd pięcioletni, można praktycznie połączyć go z przeglądem rocznym, pod warunkiem że protokół obejmuje zakres wymagany zarówno dla kontroli rocznej, jak i pięcioletniej. GUNB potwierdza, że taka wspólna kontrola jest możliwa, ale protokół musi jasno pokazywać spełnienie obu obowiązków.

Roczny harmonogram zarządcy – praktyczny układ

Styczeń–luty
Aktualizacja listy budynków, sprawdzenie, które obiekty są wielkopowierzchniowe, analiza zaleceń z poprzednich protokołów, sprawdzenie terminów przeglądów pięcioletnich.

Marzec–maj
Zlecenie przeglądów rocznych, wentylacyjnych, kominowych, gazowych, urządzeń ppoż., oddymiania, detekcji CO/LPG i instalacji narażonych na warunki atmosferyczne. Dla obiektów wielkopowierzchniowych – obowiązkowa kontrola do 31 maja.

Czerwiec–wrzesień
Realizacja zaleceń z protokołów, naprawy, uzupełnienie dokumentacji, aktualizacja harmonogramu prac remontowych.

Październik–listopad
Druga kontrola obiektów wielkopowierzchniowych – do 30 listopada. Weryfikacja instalacji przed zimą: dachy, odwodnienia, elementy elewacji, instalacje zewnętrzne, urządzenia dachowe, wentylacja garażu.

Grudzień
Archiwizacja dokumentów, sprawdzenie wpisów w c-KOB lub książce obiektu, kontrola zaleceń niewykonanych, przygotowanie planu przeglądów na kolejny rok.

Checklista zarządcy przed zleceniem przeglądów

Przed wysłaniem zapytania do firmy technicznej warto sprawdzić:

1. Czy budynek jest wielkopowierzchniowy, czyli czy powierzchnia zabudowy przekracza 2000 m²?
2. Czy w tym roku przypada przegląd pięcioletni budynku?
3. Czy zakres obejmuje przegląd roczny budynku, instalacje ochrony środowiska, przewody kominowe i wentylacyjne, instalację gazową, urządzenia ppoż., oddymianie garażu, detekcję CO/LPG oraz instalacje narażone na warunki atmosferyczne?
4. Czy instalacja elektryczna i piorunochronna wymaga w tym roku pomiarów pięcioletnich?
5. Czy osoby wykonujące kontrole mają odpowiednie uprawnienia lub kwalifikacje? Kontrole okresowe co do zasady wykonują osoby z uprawnieniami budowlanymi w odpowiedniej specjalności, a kontrole instalacji elektrycznych, piorunochronnych i gazowych mogą wykonywać także osoby z kwalifikacjami dozoru nad eksploatacją urządzeń, instalacji i sieci.
6. Czy przy przewodach kominowych i wentylacyjnych dobrano właściwą osobę: mistrza kominiarskiego dla przewodów grawitacyjnych albo osobę z uprawnieniami budowlanymi dla przewodów z wymuszonym ciągiem mechanicznym?
7. Czy w zleceniu wpisano obowiązek sprawdzenia wykonania zaleceń z poprzednich protokołów?
8. Czy protokół ma zawierać listę usterek, dokumentację zdjęciową, zalecenia, terminy usunięcia nieprawidłowości i kopie uprawnień?

Checklista po wykonaniu przeglądu

Po zakończeniu kontroli zarządca powinien sprawdzić nie tylko sam protokół, ale też obieg dokumentów:

1. Czy protokół jest kompletny, podpisany i zawiera dane osoby uprawnionej?
2. Czy wskazano zalecenia, terminy ich wykonania oraz niewykonane zalecenia z poprzednich kontroli?
3. Czy protokół został wpisany do c-KOB albo do papierowej książki obiektu budowlanego? Dla nowych obiektów oddanych po 1 stycznia 2024 r. książkę prowadzi się elektronicznie, a dotychczasowe książki papierowe mają zostać przeniesione do c-KOB najpóźniej do końca 2026 r.
4. Czy w przypadku obiektu wielkopowierzchniowego wykonano zawiadomienie do PINB przez c-KOB albo pisemnie?
5. Czy protokół z kontroli przewodów kominowych, w tym wentylacyjnych, został sporządzony w CEEB? GUNB wskazuje, że protokół z kontroli przewodów kominowych wykonywanej na podstawie art. 62 ust. 1 pkt 1 lit. c sporządza się elektronicznie z wykorzystaniem CEEB. Dotyczy to także przewodów wentylacyjnych.
6. Czy dla klimatyzacji, agregatów chłodniczych lub pomp ciepła podlegających obowiązkom F-gazowym prowadzona jest karta w CRO i czy czynności serwisowe są aktualizowane? Centralny Rejestr Operatorów służy m.in. do prowadzenia Kart Urządzeń i Kart Systemów dla urządzeń zawierających f-gazy.
7. Czy przy urządzeniach F-gazowych czynności wykonywał certyfikowany personel lub przedsiębiorca, jeżeli jest to wymagane? UDT wskazuje m.in. na obowiązek certyfikacji przy kontroli szczelności urządzeń zawierających co najmniej 5 ton ekwiwalentu CO₂ f-gazów oraz przy instalowaniu, naprawie, konserwacji, serwisowaniu i likwidacji takich urządzeń.
8. Czy zalecenia z protokołów zostały przekazane do realizacji, a nie tylko odłożone do segregatora?

Najczęstsze błędy w harmonogramie przeglądów

Największym błędem jest traktowanie przeglądów jako jednorazowej akcji „żeby był papier”. W praktyce zarządca powinien prowadzić rejestr zaleceń i sprawdzać, czy firma wykonująca kolejny przegląd odniosła się do poprzedniego protokołu.

Drugi częsty błąd to nieuwzględnienie budynków wielkopowierzchniowych. Jeżeli zarządca obsługuje większe osiedle, garaż podziemny, budynek z dużą powierzchnią zabudowy albo złożony obiekt z dylatacjami, trzeba sprawdzić kwalifikację obiektu, a nie zakładać automatycznie, że wystarczy jeden przegląd roczny.

Trzeci błąd to zlecanie różnych instalacji firmom bez kontroli ich uprawnień. Wentylacja, elektryka, gaz, przewody kominowe, oddymianie, detekcja CO/LPG i urządzenia ppoż. wymagają innego doświadczenia i często innych kwalifikacji. Sam fakt, że firma „robi przeglądy”, nie wystarcza.

Podsumowanie

Dobry harmonogram przeglądów technicznych budynku wielorodzinnego powinien odpowiadać na cztery pytania: co kontrolujemy, kiedy kontrolujemy, kto ma do tego uprawnienia i gdzie trafia dokumentacja po przeglądzie.

W praktyce zarządcy budynków w Krakowie i Małopolsce powinni prowadzić jedną zbiorczą checklistę dla każdego budynku: przegląd roczny, przegląd pięcioletni, przegląd wentylacji, pomiary wentylacji, pomiary elektryczne, kontrola oddymiania garażu, detekcja CO/LPG, wpis do c-KOB lub książki obiektu, e-protokół w CEEB oraz – gdy dotyczy – aktualizacja CRO.

Dzięki temu przeglądy okresowe budynków nie są tylko obowiązkiem formalnym, ale realnym narzędziem kontroli bezpieczeństwa, kosztów i odpowiedzialności zarządcy.

Chcesz uporządkować obowiązki konkretnego obiektu? Pokaż raport obowiązków budynku — odpowiedz na kilka pytań i sprawdź kontrole, terminy oraz miejsca wpisów i zgłoszeń.